Secretarieel ondersteuner IBD

Dit ga je doen

Als secretarieel ondersteuner bij de IBD werk je nauw samen met het hoofd IBD en de
coördinatoren en ben jij het organisatorische hart van het team. In deze functie onderhoud je
zowel interne als externe contacten, en houd je zicht op de voortgang van uiteenlopende
administratieve en secretariële taken. Denk hierbij aan het agendabeheer, organiseren en
notuleren van vergaderingen, opvolging van gemaakte afspraken, het bieden van administratieve
ondersteuning en aan het organiseren van zowel online als fysieke bijeenkomsten met zeer
uiteenlopende thema’s en deelnemers.

In alle dynamiek ben jij als ondersteuner een centraal rustpunt, weet jij de orde te bewaren, heb je
een oog voor het resultaat en blijf je gestructureerd werken. Je houdt ervan te schakelen tussen
verschillende werkzaamheden en bent goed in het plannen en organiseren. Je bent nieuwsgierig,
zelfstandig en niet bang om met nieuwe ideeën te komen, hebt een proactieve houding en bent
communicatief sterk. Je bent ook klantgericht en kan planmatig werken. Je bent een echte
teamspeler: je communiceert open, werkt graag samen met de collega’s in het team en streeft
samen naar het beste resultaat. Daarnaast kun je goed zelfstandig werken: je stelt prioriteiten,
bewaakt je eigen planning en neemt verantwoordelijkheid voor je werk.

Bij de IBD krijg je de ruimte je werkweek grotendeels zelf in te delen. Je bepaalt in overleg met je
leidinggevende en naaste collega’s op welke dagen je op kantoor bent en op welke dagen je thuis
werkt. We hebben een aantal vaste kantoordagen. Op deze dagen hebben we bijvoorbeeld
teambreed overleggen en staat samenwerken centraal.

Wel vragen we in deze rol om flexibiliteit: als centrale schakel in het team ben je het
aanspreekpunt voor IBD-collega’s maar ook voor andere afdelingen. Dit betekent dat je,
afhankelijk van de werkzaamheden en overlegmomenten, soms vaker op kantoor aanwezig zult
zijn dan gemiddeld.

• Organiseren van overleggen en diverse bijeenkomsten (online en fysiek), zorgdragen voor
  vergaderstukken, opvolgen van gemaakte afspraken en het bewaken van actiepunten;
• Beheren van de diverse Teams-omgevingen;
• Plannen van complexe afspraken;
• Ondersteuning bij in- en uitstroom van teamleden;
• Zorgen voor uniformiteit in werkwijzen en voortgang van processen;
• Meedenken in procesoptimalisatie;
• Uitvoeren van overige ondersteunende werkzaamheden en fungeren als back-up voor
  bepaalde werkzaamheden van de projectcoördinator, zoals o.a. het beheer van de IBD
  website en het beheren en doorvoeren van diverse administratieve verwerkingen en het
  beoordelen op juistheid van de gegevens in het IBD CRM.