Secretariele ondersteuner Strategie & Beleid

Dit ga je doen

Uitvoeringsvoorwaarde 
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Vlaardingen mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de gemeente Vlaardingen. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). Gemeente Vlaardingen merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is). 
 
Werken voor Vlaardingen
Bij de gemeente Vlaardingen staan de ramen en deuren open. Samen met inwoners, ondernemers en organisaties in onze stad werken we aan de ontwikkeling van Vlaardingen. Onze werkomgeving verandert en onze organisatie verandert mee. Dat doen we professioneel, vanuit gelijkwaardigheid en met lef.

We zijn op zoek naar talenten om dit samen met ons verder vorm te geven. Eigen initiatief waarderen we, en we zien je het liefst zo veel mogelijk samen met Vlaardingers actief voor onze stad. We zijn allemaal verschillend, en daardoor vullen we elkaar aan. Samen werken we aan beloofde resultaten, met ruimte om te leren, én een gevoel van trots.

Opdracht 
Gemeente Vlaardingen zoekt via de broker een opdrachtnemer voor een tijdelijke secretariele ondersteuning binnen het team Strategie & Beleid. De opdracht is gericht op het verzorgen van een professionele, tijdige en complete ondersteuning van de overleg- en informatiestromen rondom team en (delen van) directie/management.

De opdracht is succesvol uitgevoerd wanneer:

• Overleggen tijdig zijn ingepland en betrokkenen beschikken over complete en actuele vergaderinformatie.

• Vergadersets tijdig en volledig zijn samengesteld en gedeeld met de juiste deelnemers.

• Verslaglegging (notulen/actie- en besluitenlijsten) tijdig, correct en conform afgesproken format is opgeleverd en verspreid.

• Acties en opvolging zichtbaar en overzichtelijk zijn geborgd (actielijsten, reminders, terugkoppelingen).

• De mailbox/ingang van verzoeken gestructureerd is verwerkt en vragen/acties zijn doorgezet naar de juiste personen.

Taken en werkzaamheden

• Plannen en organiseren van afspraken en overleggen (incl. uitnodigingen en logistiek).

• Voorbereiden van agenda’s en het verzamelen/uitvragen van stukken ten behoeve van vergaderingen.

• Samenstellen en beheren van vergaderstukken/vergadersets en bewaken van deadlines.

• Notuleren en opstellen van besluiten- en actielijsten, inclusief distributie aan betrokkenen.

• Structureren en verwerken van binnenkomende verzoeken (mailbox/werkstroom) en bewaken van opvolging.