Secretaris van de bezwaarschriftencommissie

Dit ga je doen

Team 
Je komt te werken binnen het team Juridische Zaken, cluster bezwaar. Dit cluster bestaat uit meerdere secretarissen en een administratieve ondersteuner die nauw met elkaar samenwerken om te zogen voor een goede en efficiënte afhandeling van de ingekomen bezwaarschriften.

Opdracht 
Als secretaris van de bezwaarschriftencommissie ondersteun je vanuit de gemeente Woerden en Oudewater de onafhankelijke, externe adviescommissies van de gemeente Woerden. Woerden en Oudewater hebben ieder een eigen bezwaarschriftencommissie. De opdracht ziet in beginsel op het ondersteunen van de commissie van Woerden. Het kan voorkomen dat je  incidenteel wordt ingezet om de commissie van Oudewater te ondersteunen. De commissie van Woerden adviseert het college, de burgemeester, de gemeenteraad van Woerden en het Dagelijks bestuur van Ferm Werk over ingekomen bezwaarschriften. De commissie van Oudewater adviseert over besluiten die genomen zijn door bestuursorganen (burgemeester, college en gemeenteraad) van de gemeente Oudewater.

Inwoners die het niet eens zijn met een besluit van een bestuursorgaan kunnen hiertegen bezwaar maken. In 2025 zijn ruim 210 bezwaarschriften ontvangen, waarvan ongeveer 180, ter behandeling, in handen zijn gesteld van de commissie van Woerden. De overige bezwaarschriften zijn door de commissie van Oudewater behandeld.

Bij de ontvangst van het bezwaarschrift wordt in overleg met het vakteam beoordeeld of pre-mediation toegepast zou kunnen worden. Als secretaris leidt je het pre-mediationgesprek als onafhankelijke gesprekspartner. Dit is de zogenoemde ‘informele aanpak’. Als pre-mediation er niet toe leidt dat een bezwaarschrift wordt ingetrokken, volgt de formele bezwaarprocedure met een hoorzitting door de bezwaarschriftencommissie. Als secretaris heb je een belangrijke rol in de bezwaarprocedure. Zo bewaak je het proces, je bent aanwezig bij de hoorzitting en je stelt het (concept)advies op, dat je vervolgens voorlegt aan de voorzitter en de commissieleden. De commissie van Woerden houdt, afhankelijk van de werkvoorraad, gemiddeld twee tot drie keer per maand een hoorzitting. De hoorzittingen vinden op een dinsdagavond plaats, waarbij maximaal vier zaken per zitting worden behandeld. De commissie vergadert niet in kamers. Als secretaris heb je gemiddeld één keer per maand een zitting. De hoorzittingen van de commissie Oudewater vinden gemiddeld één keer in de vijf á zes weken plaats op woensdagavond.

De werkzaamheden houden o.a. in:
– inhoudelijk voorbereiden van de hoorzitting;
– optreden als secretaris tijdens de zitting van de commissie bezwaarschriften;
– opstellen van een (concept)-advies en dit in verdere afstemming tot een definitief advies maken;
– eventueel op verzoek opstellen van een verslag van de hoorzitting;
– als onafhankelijke gespreksleider pre-mediationgesprekken voeren met bezwaarmaker(s),  belanghebbenden en vertegenwoordiger(s) van het bestuursorgaan;
– zorgdragen voor een correcte en tijdige afhandeling van bezwaarprocedures;
– in overleg opstellen van beslissing op bezwaar (alleen wanneer het ongegrond of niet-ontvankelijk advies van de commissie overgenomen wordt);
– jaarlijks een jaarverslag opstellen en dit door middel van een voorstel aanbieden aan de diverse bestuursorganen;
– je onderhoudt contact met commissieleden over agenda’s, dossiers, planning en besluitvorming;
– je fungeert als aanspreekpunt voor bezwaarmakers, hun gemachtigden en andere belanghebbenden; beantwoorden van vragen over procedures en voortgang.
– je stemt af met collega’s binnen de organisatie over lopende bezwaardossiers.
– je onderhoudt nauw contact met je medesecretarissen en administratief ondersteuner over de lopende bezwaardossiers. 
– Je denkt mee over eventuele procesverbetering.