Senior Archivaris / Informatie Beheerder

Gemeente Hilversum

Uitzenden
29-05-2026
36 uur

€4.465 — €6.343 / maand

3 maanden

HBO

Nog 5 dagen

Dit ga je doen

Opdracht
Voor het programma Aanpak Oostelijke Vechtplassen zijn we op zoek naar een ervaren archivaris / informatieprofessional. Dit is een omvangrijk en complex gebiedsprogramma waarin verschillende overheden en partners samenwerken aan natuurherstel, waterkwaliteit, recreatie en gebiedsontwikkeling.

Binnen het programma is in de afgelopen jaren een grote hoeveelheid documenten, kaarten, besluitstukken en correspondentie ontstaan. Het huidige archief is echter onvolledig en versnipperd. Belangrijke stukken bevinden zich op verschillende locaties, correspondentie is niet altijd vastgelegd en de structuur van het archief is onvoldoende eenduidig.

De opdracht is om het programmadossier structureel op orde te brengen, te reconstrueren waar nodig en duurzaam te borgen binnen het gemeentelijke archiefsysteem. Dit vraagt om een professionale die niet alleen orden, maar ook analytisch kan recontrueren wat ontbreekt en dit actief ophaalt binnen het programmateam en bij betrokken partners.

Werkzaamheden
De archivaris / informatieprofessional is verantwoordelijk voor het opbouwen en completeren van het programmadossier. De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Inventariseren van bestaande documentatie en archiefstructuren
Aanbrengen van een logische en duurzame archiefstructuur
Beoordelen en ordenen van documenten, kaarten, besluitstukken en correspondentie
Doorzoeken van mailboxen en digitale werkomgevingen op archiefwaardige informatie
Signaleren van ontbrekende stukken en deze actief opvragen binnen het programmateam
Herstellen van samenhang in dossiers en besluitvorming
Vastleggen en structureren van documenten in het zaaksysteem Decos
Zorgen voor een navolgbaar en compleet programmadossier.

De archivaris / informatieprofessional is verantwoordelijk voor het opbouwen en completeren van het programmadossier. De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
Inventariseren van bestaande documentatie en archiefstructuren
Aanbrengen van een logische en duurzame archiefstructuur
Beoordelen en ordenen van documenten, kaarten, besluitstukken en correspondentie
Doorzoeken van mailboxen en digitale werkomgevingen op archiefwaardige informatie
Signaleren van ontbrekende stukken en deze actief opvragen binnen het programmateam
Herstellen van samenhang in dossiers en besluitvorming
Vastleggen en structureren van documenten in het zaaksysteem Decos
Zorgen voor een navolgbaar en compleet programmadossier.

Dit ben jij

Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau op het
gebied van informatiebeheer, archivistiek, recordmanagement of
vergelijkbaar. Benoem duidelijk in het CV waarom dit vergelijkbaar is
Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met archiefbeheer,
recordmanagement of informatiebeheer
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie
Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig uitvoeren van opdrachten,
waarbij de kandidaat proactief ontbrekende informatie ophaalt en afstemming
organiseert met betrokkenen. Benoem op een aparte pagina in het CV 1
concrete opdracht waarbij dit volledig zelfstandig is uitgevoerd

Aantoonbare werkervaring met het op orde brengen, structureren en/of
reconstrueren van archieven of dossiers binnen complexe projecten of
programma’s, benoem in het CV een duidelijk voorbeeld, waarbij toegelicht
wordt waarom dit complex is
Aantoonbare werkervaring met informatiebeheer binnen een
overheidsorganisatie (gemeente, provincie, waterschap of rijk), en bekend
is met bestuurlijke en organisatorische context
Aantoonbare werkervaring met zaaksysteem Decos of ander vergelijkbaar
systeem, benoem duidelijk waarom het zaaksysteem vergelijkbaar is
De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en
waarom deze geschikt is voor deze opdracht. Hierin wordt door de kandidaat
de aanpak voor deze opdracht, hoe omgegaan wordt met een ongestructureerd
archief en wijze van samenwerken en afstemming binnen het team beschreven.
De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf

Team TenMonks

Het proces

Dit verhaal gaat over jou

De zoektocht – waar begin je?

Elke maand ontvangen we honderden vacatures. Die publiceren we op onze website, maar we blijven niet achteroverleunen. Ons team gaat actief op zoek naar de juiste match. Misschien vind jij ons, of wij jou – hoe dan ook: we maken snel contact.

De kennismaking – een goed gesprek, geen kruisverhoor

Jij ziet een interessante opdracht of wij denken dat er een goed bij je past. We bellen om je beter te leren kennen en de opdracht door te nemen. Wat vind jij belangrijk? Wat zijn je ambities? We houden het persoonlijk én to the point. Zo verkennen we samen wat de juiste match voor je is en wat daarmee ook het beste voor de klant is.

Afspraken maken – helder en zonder kleine lettertjes

Past de opdracht bij jouw expertise? Top. We bespreken de voorwaarden, je gewenste salaris en hoe de opdracht eruitziet. Omdat het om overheidsvacatures gaat, kunnen de eisen complex zijn en het proces tijdrovend – maar daar helpen wij je soepel doorheen.

Introductie – wij regelen de papierwinkel

Je levert een bijgewerkt cv, motivatie en eventuele referenties aan. Wij stellen de introductie samen, volledig afgestemd op de wensen van de opdrachtgever. Alles wat we bespreken komt daarin terug – eerlijk, transparant en geen verrassingen.

Even geduld – maar we houden je op de hoogte

Overheidsprocessen kunnen soms traag zijn. Wij geven je vooraf een realistische tijdlijn en houden je tussendoor op de hoogte. Geen radiostilte, maar duidelijke updates.

Op gesprek – goed voorbereid op pad

Word je uitgenodigd? Mooi! We plannen samen het gesprek en bereiden het grondig voor. We geven je tips & tricks en duiken in de inhoud van de opdracht. Het doel: jouw kansen maximaliseren.

Go of No-Go – samen evalueren

Na het gesprek evalueren we hoe het ging. Wil jij door en ziet de opdrachtgever het ook zitten? Dan koppelen we je aan één van onze uitzendpartners. Zij regelen het uitzendcontract. Is het toch geen match? Dan halen we feedback op en zoeken we verder.

Aan de slag – alles geregeld, jij kunt starten

Bij een succesvolle bemiddeling leggen we alle afspraken vast in een overeenkomst. Je uitzendpartner regelt het contract, de administratie en zorgt ervoor dat je netjes en op tijd betaald wordt. Jij hoeft alleen maar te focussen op je werk (en een taart sturen mag altijd 😉).

Service – ook ná de start zijn we er voor je

Zolang je aan de opdracht werkt, blijven wij je aanspreekpunt. Ook kan je regelmatig uitnodigingen van ons verwachten voor kleine events en borrels bij ons op kantoor. Heb je vragen over je opdracht, verlenging of indexaties? Eén belletje en we helpen je verder. Is de opdracht afgerond? Dan zoeken we met plezier naar een volgende uitdaging voor je.

Iets voor jou?

Laat het ons weten!

Reageer op deze vacature via TenMonks en ons recruitment team neemt contact met je op om de match te verkennen.