Technisch Administratief Medewerker (TAM)

Dit ga je doen

De duur van verlengingen zijn nader te bepalen. De totale duur van de opdracht is niet
langer dan twee jaar. De startdatum is z.s.m., maar niet later dan 01-10-2025.

Het Team:
De afdeling Vlootservices zorgt ervoor dat de voertuigenvloot beschikbaar zijn en blijven
voor de exploitatie onder de afgesproken condities. De dienstverlening van Vlootservices
bestaat uit het: (correctief-, preventief en verzorgend) onderhouden, reviseren en
modificeren van bussen, trams en metro’s. Hiervoor is de afdeling Vlootservices verdeelt
over vier onderafdelingen: Vlootservices Metro, Vlootservices Tram, Vlootservices R&M en
Vlootservices Bus. De TAM is gekoppeld aan één of meerdere onderafdelingen.

Het profiel:
De TAM coördineert en voert administratieve werkzaamheden uit. Maar het betreft wel een
functie met veel afwisseling. De TAM zit niet de hele dag alleen achter de computer; de TAM
houdt zich ook bezig met werkzaamheden in de werkplaats.
Denk hierbij aan het beheren van gereedschap, controleren of materialen nog gekeurd zijn,
het opsturen van reparaties, het bijhouden van voorraden in de kasten, het ophalen van
bestellingen en het uitgeven van gereedschap en ander materieel. Daarnaast ontvangt de
TAM bezoekers en zorgt de TAM voor een correcte archivering en documentatie.
De TAM werkt veel samen met de monteurs en leidinggevenden binnen de onderafdeling.
De TAM overlegt en werkt nauw samen met de planner- werkvoorbereiders en de
onderhoudsspecialisten ten behoeve van de technische ondersteuning in materialen en
administratieve processen.

De TAM voert uit, ontlast en coördineert de administratie binnen één van de modaliteiten
van Vlootservices. De TAM registreert data correct, ondersteund in de onboarding van
nieuwe in- en externe medewerkers, verzorgt management rapportages en zorgt ervoor dat
uitvoerenden worden ontlast van administratieve taken.

De functie:
Je taken bestaan uit o.a.:
• Adequate registratie van de uitgevoerde werkzaamheden in SAP teneinde de
werkuitvoering te bewaken.
• Uitgevoerde gereed melding van werkzaamheden in SAP teneinde de uitvoering van
de werkprocessen te controleren.
• Uitgevoerde controle van financiële gegevens in SAP teneinde de rechtmatigheid
van de boekingen te bewaken.
• Adequate opstelling van inkoopaanvragen en bewaking van facturen voor de
onderafdeling VS teneinde het inkoopproces te optimaliseren.
• Adequate secretariële ondersteuning van het management binnen de gestelde
kaders en afspraken en globale aanwijzingen.
• Juiste en tijdige uitgevoerde behandeling van (post)stukken, documentatie en het
beheer van de (project)archieven binnen de gestelde richtlijnen zodat de post tijdig
afgehandeld is en er een juist en inzichtelijk (project) archief is.
• Juiste en tijdige voorbereide en uitgevoerde ondersteuning activiteiten m.b.t. te
houden vergaderingen, presentaties en besluitvorming teneinde een goed verloop
van de activiteiten en besluitvorming mogelijk te maken
• Geleverde uitgevoerde (personele) administratieve ondersteuning binnen de
onderafdeling zodanig dat de administratieve processen ondersteund worden.
• Gerealiseerde opbouw en onderhoud van functionele contacten en samenwerking
teneinde de actuele ontwikkelingen in het werkgebied te volgen en de kwaliteit van
de uitgevoerde werkzaamheden te waarborgen.
• Het beheren van gereedschap, controleren of materialen nog gekeurd zijn, het
opsturen van reparaties, het bijhouden van voorraden in de kasten, het ophalen van
bestellingen en het uitgeven van gereedschap en ander materieel.
• Ontvangen van bezoekers en zorgen voor een correcte archivering en documentatie.

• a.:
• Adequate registratie van de uitgevoerde werkzaamheden in SAP teneinde de
  werkuitvoering te bewaken.
• Uitgevoerde gereed melding van werkzaamheden in SAP teneinde de uitvoering van
  de werkprocessen te controleren.
• Uitgevoerde controle van financiële gegevens in SAP teneinde de rechtmatigheid
  van de boekingen te bewaken.
• Adequate opstelling van inkoopaanvragen en bewaking van facturen voor de
  onderafdeling VS teneinde het inkoopproces te optimaliseren.
• Adequate secretariële ondersteuning van het management binnen de gestelde
  kaders en afspraken en globale aanwijzingen.
• Juiste en tijdige uitgevoerde behandeling van (post)stukken, documentatie en het
  beheer van de (project)archieven binnen de gestelde richtlijnen zodat de post tijdig
  afgehandeld is en er een juist en inzichtelijk (project) archief is.
• Juiste en tijdige voorbereide en uitgevoerde ondersteuning activiteiten m.b.t. te
  houden vergaderingen, presentaties en besluitvorming teneinde een goed verloop
  van de activiteiten en besluitvorming mogelijk te maken
• Geleverde uitgevoerde (personele) administratieve ondersteuning binnen de
  onderafdeling zodanig dat de administratieve processen ondersteund worden.
• Gerealiseerde opbouw en onderhoud van functionele contacten en samenwerking
  teneinde de actuele ontwikkelingen in het werkgebied te volgen en de kwaliteit van
  de uitgevoerde werkzaamheden te waarborgen.
• Het beheren van gereedschap, controleren of materialen nog gekeurd zijn, het
  opsturen van reparaties, het bijhouden van voorraden in de kasten, het ophalen van
  bestellingen en het uitgeven van gereedschap en ander materieel.
• Ontvangen van bezoekers en zorgen voor een correcte archivering en documentatie.