Informatie Transitie – Informatiebeheer Specialist

Dit ga je doen

De informatiebeheer specialist toetst per migratie de archiefinhoudelijke keuzes aan de
selectielijst, MDTO, de AVG en ISO 27001. Hij of zij bewaakt dat informatie op de juiste
plek terechtkomt: onderhanden werk in M365 Teams en te archiveren informatie in
CALS. Daarnaast bewaakt hij of zij dat te vernietigen informatie aantoonbaar is
geïdentificeerd en verantwoord.
De informatiebeheer specialist is eigenaar van de inhoudelijke kant van de business
rules, schoningsregels en migratiescenario’s. Hij of zij toetst die regels aan de praktijk
van de migraties, verrijkt de schoningsaanpak waar dat nodig is, en zoekt de balans
tussen archiefrechtelijke vereisten en een uitvoerbare migratie.
De informatiebeheer specialist is het inhoudelijke aanspreekpunt binnen Schoning &
Migratie voor de QA informatiebeheer en de provinciearchivaris en bereidt de
verantwoording voor per migratie.
De informatiebeheer specialist levert onder andere de volgende resultaten:
• Per migratie getoetste producten:
o de scheiding tussen onderhanden werk (M365 Teams) en archief (CALS);
o archiveringslijsten, transformatie mapping en dossiersoorten, getoetst
aan de selectielijst en MDTO;
o de identificatie van te vernietigen documenten, met de juiste
retentietermijnen;
o uitzonderingen, beoordeeld volgens de uitzonderingenaanpak.
• Advies over AVG-bevindingen en beperkt toegankelijke mappen.
• Business rules, schoningsregels en migratiescenario’s die volledig zijn toegepast
en op basis van de migraties zijn getoetst en continue worden geoptimaliseerd.
• Richtlijnen voor deschoningsaanpak, inclusief de uitgangspunten voor de
verrijking van metadata.
• Een getoetste migratierapportage per migratie, inclusief audittrail, conform de
Archiefwet en ISO 27001.
• Voorbereide verantwoording richting de provinciearchivaris voor iedere
migratie, waaronder onderbouwing voor te archiveren, onderhanden werk,
voorstel tot vernietiging, uitzonderingen, enzovoort.vernietigingslijsten en
vigerende stukken naar het archiefsysteem.
• Consistente lijstproducten, opgezet als aanzichten op één onderliggend
gegevensmodel.
• Lessons learned op archiefinhoudelijk vlak, als input voor de volgende iteratie
van het draaiboek.

Vanuit informatiebeheer is een migratie geslaagd wanneer:
• de data is geschoond volgens het archiefbeleid en de selectielijst;
• onderhanden werk in de structuur van Teams staat en te archiveren informatie
in de structuur van CALS;
• de metadata is verrijkt conform de schoningsaanpak en MDTO;
• de vernietiging en de uitzonderingen aantoonbaar zijn verantwoord in de
audittrail.
Werkzaamheden
De informatiebeheer specialist:
• Toetst de producten per migratie op de momenten die in het runbook en het
draaiboek zijn vastgelegd, en geeft daar het archiefinhoudelijke akkoord.
• Adviseert O-teams en het migratieteam bij archiefinhoudelijke vragen.
• Beoordeelt en actualiseert de business rules, schoningsregels en
migratiescenario’s, en legt archiefinhoudelijk noodzakelijke wijzigingen vast op
de backlog.
• Signaleert waar archiefrechtelijke vereisten en praktische uitvoering uit elkaar
lopen, en stelt een werkbare oplossing voor.
• Bewaakt de naleving van ISO 27001 in de verwerking en verantwoording van
migraties.
• Werkt nauw samen met de technisch specialist die verantwoordelijk is voor de
verdere integratie van de migratiestraat, om de naleving van de business rules
en wettelijke eisen te waarborgen.
• Werkt nauw samen met Informatiebeheer binnen PZH en bereidt het overleg
met de provinciearchivaris voor.
• Neemt deel aan de sprintrituelen.