Directiesecretaresse -Financieel, Management en Inkoop

Dit ga je doen

Voor de gemeente ’s-Hertogenbosch is Magnit Global opzoek naar een Directiesecretaresse voor een kortlopende periode voor de afdeling Financieel, Management en Inkoop.

*Alleen detachering of uitzenden*

Als Directiesecretaresse binnen de afdeling Financieel, Management en Inkoop ben jij dé steun en toeverlaat van de directeur. Door jullie hechte samenwerking ben je van alles op de hoogte en zet je niet alleen de directeur in haar kracht, maar zorg je er mede voor dat de sector de juiste kant op gaat. Naast werkzaamheden zoals agenda's beheren, mails beantwoorden en overleggen organiseren wordt jouw mening over andere zaken zeer
gewaardeerd.

Werkomgeving
Je werkt nauw samen met de directeur en de managers binnen de sector Dienstverlening en Bedrijfsvoering, die leidinggeven aan zo’n 400 medewerkers. Maar bijvoorbeeld ook met verschillende controllers. Voor een deel vanuit huis werken kan in jouw zelfstandige en veeleisende rol. En het leuke is: jij maakt alle veranderingen – van een nieuwe directeur tot bijvoorbeeld een ander financieel systeem – van dichtbij mee.

Jouw verantwoordelijkheden:
• Je ondersteunt de directeur D&B, beheert haar mailbox en haar agenda en organiseert bijeenkomsten.
• Je bereidt vergaderingen, heidagen en andere overleggen voor. Ook zorg je waar nodig voor de verslaglegging. De afspraken die zijn gemaakt, pak je op of zet je uit;
• Je zorgt dat bestuurlijke voorstellen van beleidsmedewerkers bij de directeur komen en dat deze indien nodig ondertekend worden;
• Je maakt inkooporders aan, zet klachten door naar de juiste persoon of afdeling, handelt facturen af en beheert de Teams-site voor de sector;
• Je ondersteunt overigens ook je afdelingsmanager/ sectorcontroller. Voor hem plan je o.a. complexe afspraken en organiseer je afdelingsbijeenkomsten;
• Je werkt nauw samen met de managementondersteuner D&B;
• Je ondersteund boeiende projecten in onze sector en coördineer je de communicatie binnen de sector via de nieuwsbrief en het D&B café.

Competenties:
• Planmatig
• Organisatorisch vaardig
• Samenwerken als zelfstandigheid
• Flexibel
• Proactief

Beoordelingscriteria
• Minimaal een Mbo 4 opleiding in de richting van Directiesecretaresse of Managementassistent;
• Minimaal drie jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur bij een publieke organisatie;
• Ervaring met Microsoft Office-toepassingen en bij voorkeur met financieel systeem ERPx en zaaksysteem Djuma.
• Genoemde competenties.

————————————————————————————————————————————————————————

Aanvullende informatie:
• 36 uur betreft een fulltime werkweek;
• Graag het cv in het NL aanleveren;
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao;
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt;
• De looptijd van de aanvraag is 5 werkdagen, waarna de shortlist wordt verstuurd naar Gemeente 's-Hertogenbosch;
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe via de Portal. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening;
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd;
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van de gemeente ’s-Hertogenbosch;
• Het tarief is afhankelijk van de kennis en kunde van de kandidaat.