Programmamanager portfoliomanagement & arbeidscapaciteit

Dit ga je doen

Organisatie
De provincie Zuid-Holland bevindt zich in een netwerksamenleving waarin bedrijven,
organisaties en inwoners steeds vaker zelfstandig initiatieven nemen. Deze
ontwikkelingen vinden zowel individueel als collectief plaats, in diverse sociale
verbanden, en zowel offline als online. Als gevolg hiervan verandert de rol van de
provincie. Waar de nadruk voorheen lag op het oplossen van problemen, verschuift deze
nu naar een rol als procesregisseur. In deze rol vormt de ambtelijke organisatie zich
rondom de bestuurlijke ambities uit het Coalitieakkoord, die bekendstaan als de
opgaven. De provincie werkt opgavegericht volgens het OGO-model (Opgavegericht
organiseren), wat bijdraagt aan een grotere wendbaarheid van de organisatie en betere
sturing op maatschappelijke opgaven. Deze transitie naar een opgavegerichte werkwijze
is nog niet afgerond.

Programma opgavemanagement
Het programma opgavemanagement is in 2026 gestart als programma ter aanvulling en
versnelling van de bestaande concern verbeteragenda en ingerichte
organisatieontwikkeling. Het programma beoogt om vanuit het kader van de
Administratieve Organisatie (AO) een versnelling te realiseren en samenhang te creëren
tussen initiatieven. Na afronding van het programma zal na afronding in de ‘gewone’
organisatie en organisatieontwikkeling zijn plek moet krijgen.

Het programma organiseert dat PZH op een integrale manier aan opgavesturing
(opgavemanagement) doet, met als onderdeel daarvan organisatiebreed
portfoliosturing (portfoliomanagement). Het doel is de realisatie van het vastgestelde
beleid op effectieve en efficiënte wijze.

Om versnelling & samenhang te bereiken zal het programma:
1. Veranderaanpak opstellen die versnelling & samenhang waarborgt en hierover
rapporteren in de stuurgroep Taken, Financiën en Personeel en het impactteam
2. Een programmateam inrichten van medewerkers (en externen) die het werk aan
de AO, opgavemanagement en collectieve sturing & procesverbindingen, op
agile manier oppakken.
3. Afstemming tussen lopende initiatieven realiseren (verantwoordelijkheden
blijven belegd in de lopende opdrachten en gremia), commitment aan de tijdlijn
van het programma wordt afgesproken en gemonitord.
4. Waar niet kan worden voldaan aan de tijdlijn, bijspringen of escaleren waar
nodig ter versnelling.
5. Naar gelang de veranderaanpak dit als cruciaal bestempelt, wordt de sturing
aangescherpt: aankaarten bij de stuurgroep, aanjagen (en of tot resultaat
brengen).

Gelet op de aard van het vraagstuk en de context waarin het programma wordt
vormgegeven wordt gebruik gemaakt van een agile, kortcyclische aanpak. Deze leent
zich beter voor het werken op meerdere sporen tegelijk, met een aangebrachte focus.
Bovendien geeft de agile aanpak ruimte voor een Groeimodel.

Opdracht programmamanager
Het programma wordt aangestuurd via een stuurgroep, aangestuurd door de
concerndirecteur (AOG). De programmamanager (AON) stuurt het programmateam aan.
In het programmateam heeft als opdracht om:
 Collectieve sturing te versterken en te versnellen zodat zo snel mogelijk een
scherp ingerichte Administratieve Organisatie tot stand komt die de organisatie
filosofie (opgavegericht werken, collectief sturen, warme zakelijkheid)
ondersteunt en faciliteert.
 Met de AO als kader, integrale aansluiting tussen domeinen te bereiken
 Samenhang en aansluiting van processen en systemen waarborgen die de
perspectieven op de organisatie ‘Taken – Financiën – Personeel’ verbindt.
 Versnelling te bieden middels inzet van mensen, middelen, expertise
 Begeleiding te bieden in het uitvoeren van de ontwikkelacties en pilotgroepen

De programmamanager stuurt het programma aan. Deze rol omvat het geven van
richting aan het programmateam en het creëren van de randvoorwaarden waarbinnen
het team kan opereren binnen de financiële kaders. Het anticiperen op gevoeligheden,
actuele ontwikkelingen en veranderende contexten vormt een belangrijk aspect van
deze rol. De programmamanager heeft hierbij een signalerende en proactieve taak,
zorgt ervoor dat anderen goed in positie worden gebracht en biedt comfort aan
betrokkenen.

Terugkoppeling van (deel)resultaten / producten
De kandidaat geeft terugkoppeling van (deel)resultaten en producten aan de Stuurgroep
en de Concerndirecteur.

Producten die moeten worden gemaakt
Aan de takenkant gaat het om het identificeren van de organisatiebrede opgaven (die
hun basis hebben in de Omgevingsvisie) en bepalen van de sturing op dit niveau,
portfolio management en opdrachten management. Voor de financiële kant gaat het om
het realiseren van managementrapportages voor de sleutelrollen (directeuren,
opdrachtgevers, p-managers) en het regelmatig opleveren van P&C producten. Aan de
personeelskant gaat het om het plannen, het inzichtelijk houden van de bezetting, het
steeds up to date houden van de gematchte arbeidscapaciteit en het ondersteunen van
de matching met up-to- date informatie.
Daarbij hoort ook het koppelen aan de hoofdprocessen. Concreet denken we daarbij
aan de volgende producten:
 Het opstellen en implementeren van een AO-handboek, met als onderdelen:
o Opgavemanagement methodiek
o Groeimodel Opgave-management (portfolio+capaciteit)
o Het Opgave Management Office (OMO), als doorontwikkeling van het
programmateam.
 Specificatie van de functionele eisen voor een systeem ten bate van het
opgavemanagement, als onderdeel van de implementatie van het AO-
handboek. Vervolgens de begeleiding van het inkooptraject van een dergelijk
systeem, ondersteund door gespecialiseerde inkoop-collega’s.
 Organisatie en coördinatie van de aanpassing van de onderstaande stukken in
lijn met het AO-handboek:
o organisatieregeling
o budgetregeling
o mandaatregeling
o personeelshandboek
o werkingsprincipes.

De ontwikkeling en implementatie van deze producten hebben als einddoel om te
komen tot integrale opgavesturing, zowel op gebied van inhoud, financiën en
arbeidscapaciteit.

Profiel van de kandidaat
De provincie Zuid-Holland zoekt een omgevingsbewuste verbinder met ruime kennis van
en een duidelijke visie op de opgaven. De ideale kandidaat denkt vernieuwend, beschikt
over het vermogen om doorbraken te realiseren en heeft een scherp organisatie-inzicht.
Een proactieve houding en sterke samenwerkingsvaardigheden zijn noodzakelijk.

Door jarenlange ervaring in veranderingsprocessen weet de kandidaat de nodige
doorbraken te organiseren. De kandidaat heeft het vermogen om doelen op
organisatieniveau te vertalen naar concrete acties en deelprojecten, en hierop
voortgang en samenhang te realiseren. De kandidaat heeft bewezen ervaring met
procesmanagement, minimaal als projectleider. De kandidaat is omgevingsbewust
richting zowel stakeholders van het programma als de teams die binnen het programma
werken en weet zo nodig tijdig bij te sturen om de gevraagde doelen te bereiken.
Daarnaast is er een bewezen vaardigheid in Agile methodiek.