Projectleiding aanbesteding en implementatie nieuw inkoopsysteem

Dit ga je doen

De opdracht voor deze Senior Projectleider is om voorstellen te doen voor de scope van
een nieuw inkoopsysteem, daarbij voor- en tegens in kaart te brengen, requirments
ophalen bij de (toekomstige) gebruikers en vervolgens processturing te geven aan de
voorbereiding van de aanbesteding, de aanbesteding, inrichting en implementatie van
een nieuw inkoopsysteem waarbij hij/zij de opdrachtgever team inkoop, de toekomstig
(functioneel) beheerder en overige stakeholders goed betrekt.

We zoeken een projectleider die samen met een team de opdracht uitvoert en een plan
opstelt waaruit blijkt welke acties noodzakelijk zijn, op welk moment die kunnen worden
uitgevoerd, wie daartoe aan zet is en welke eventuele kosten met die actie samenhangen.
Denk hierbij in ieder geval aan de volgende activiteiten:
• communicatie met stakeholders;
• organiseren van betrokkenheid van de eindgebruikers;
• projectbewaking en -sturing op tijd, geld, kwaliteit en scope;
• aansturing van het projectteam;
• organiseren van project- en stuurgroep overleg;
• opstellen van project- en stuurgroep verslagen.

Wij zoeken één kandidaat als opdrachtnemer (aanspreekpunt). Tijdens de opdracht
kunnen uitvoerende taken en rollen wel gedelegeerd/uitbesteed worden. Indien dit van
toepassing is, dit graag bij de uitwerking uitwerken.

Om succesvol te zijn in deze opdracht ben je een ondernemende en resultaatgerichte
professional die zich op elk niveau in de provinciale organisatie thuis voelt. Je bent
communicatief vaardig en in staat als adviseur en begeleider op te treden in het project
nieuw inkoopsysteem. Je bent organisatiesensitief en klantgericht. Deze kwaliteiten
aangevuld met een pragmatische kijk op de zaken en verbindend vermogen maken van
jou de ideale kandidaat. De ideale kandidaat heeft een werk-denkniveau HBO/WO
niveau aangevuld met relevante opleidingen en/of cursussen, een ruime tenminste 10
jarige relevante ervaring waarbij aantoonbare inkoopervaring een eis is. Je bent een
stevige en verbindende gesprekspartner die de juiste balans weet te vinden tussen
enerzijds de wensen en behoeften van de (interne) klant en anderzijds de
mogelijkheden van de markt en de geldende wet- en regelgeving en procedures m.b.t.
het project. Ervaring op het gebied van een nieuw ICT systeem is een eis. Werkervaring
in een (semi) overheidsorganisatie is een vereiste.

Projectteam
De opdrachtgever is de ambtelijke opdrachtgever inkoop(AOG). Voor de begeleiding van
de Europese aanbesteding is een senior inkoper beschikbaar. Daarnaast is er vanuit
team inkoop), I&A en Financiën inhoudelijke inbreng en is het van belang om ook
inbreng vanuit de gebruikers organisatie te organiseren.

De Projectomgeving
De provincie Zuid-Holland
De provincie Zuid-Holland kent vele inkoopactiviteiten. Zowel binnen primaire processen
voor bijvoorbeeld gebiedsontwikkeling en onderhoud infrastructuur alsook voor meer
ondersteunende processen als ICT of facilitaire dienstverlening. Veel van deze
inkoopactiviteiten worden aanbesteed. Team Inkoop geeft uitvoering aan het “werken”
en “leveringen en diensten”-aanbestedingsproces. Hieraan moet op doelmatige – en
rechtmatige wijze uitvoering worden gegeven. Team Inkoop is verantwoordelijk voor het
maken van beleid, de advisering bij het aanbesteden en het uitvoeren van Europese
aanbestedingen. Aanvullend op de eigen beschikbare expertise is het noodzakelijk om
over externe expertise te kunnen beschikken. In dit geval gaat het om een Senior
Projectleider nieuw inkoopsysteem.

De provincie Zuid-Holland (PZH) gebruikt een inkoopsysteem genaamd PINK ter
ondersteuning van de inkoopprocessen en –activiteiten. Het inkoopsysteem bestaat uit
de applicatie Proactis die de bestelling tot de factuurverwerking verzorgd en het
contractbeheer (Proactis module Source to Pay, Proactis Bestelmodule, Proactis module
Contractmanagement) en de applicatie Mercell die de module tenders (E-aanbesteden
en DAS) en de Intakemodule levert. Beide applicaties hadden tot doel om een
geïntegreerde oplossing te bieden.

De applicaties hebben een interactie met andere bedrijfsfuncties:

o IDMS (platform Content Server van:
Dossiervorming en archieffunctie. Modules Documentmanagement (DM) en
Recordmanagement (RM)
o Besluiten workflow (platform Content Server van OpenText: Ondersteunen van
het proces van besluitvorming. Module Workflowmanagement (WFM)
o Topdesk :Portaal voor bestellen homogene goederen en invoer contractdata
door gebruikers
o SmartDocuments: Templates, standaard documenten
o CODA financials: Factuurbetaling, verantwoording van de kosten
o Datawarehouse: gegevens uit de verschillende systemen aan elkaar relateren
o PowerBI: Presentatie o.a. SPENDanalyses
o Tabulars: SPENDanalyses.
o LIAS: Begrotingssysteem
o You Force: Personeelssysteem (inhuur)
o Outlook Exchange: mailpakket

De ontwikkelingen op het gebied van inkoopsystemen hebben niet stilgestaan. Hierdoor
zijn nieuwe inzichten en wensen voor het inkoopsysteem ontstaan. Het nieuwe
inkoopsysteem zal meer moeten voldoen aan de organisatieontwikkelingen, de huidige
tijd en gebruik moeten maken van de ontwikkelingen op het gebied van inkoopsystemen
die er op dit moment in de markt aanwezig zijn.
Daarnaast is er de wens om het nieuwe inkooposysteem één geïntegreerd systeem te
laten zijn met zo min mogelijke koppelingen, zo veel mogelijk data uitwisselingen en zo
min mogelijk invoer van dezelfde data in verschillende systemen. Het huidige systeem
kent hierin zijn beperkingen.

De provincie Zuid-Holland werkt opgave gericht waarbij de projectleider aangestuurd
wordt door de ambtelijke opdrachtgever inkoop en input ophaalt bij toeleverende
teams zoals Inkoop, I&A en financiën.

Terugkoppeling van (deel)resultaten / producten
De kandidaat geeft terugkoppeling van (deel)resultaten en producten aan AOG/AON
Inkoop en stuurgroep.

Producten die moeten worden gemaakt
Bepalen van de scope
Bepalen van de aanbestedingsstrategie
Gunning van contract met geselecteerde leveranciers
Geimplementeerd en werkend inkoopsysteem Purchase te pay