Vacature functiedomein Concern Control: Administratief Medewerker ESF (20 u/pw)

Dit ga je doen

De duur van verlengingen zijn nader te bepalen. De totale duur van de opdracht is niet
langer dan twee jaar. De startdatum is z.s.m., maar niet later dan 16-9-2026.

Achtergrond van de opdracht:
Wij zijn op zoek naar een nauwkeurige en proactieve administratief medewerker die
verantwoordelijk is voor het volledige beheer van de ESF-subsidieadministratie.
In deze functie zorg je ervoor dat subsidieaanvraag correct wordt uitgevoerd, de
projectadministratie op orde is en ondersteund bij de einddeclaraties zodat deze tijdig, juist
en volledig wordt verantwoord.
De werkzaamheden worden volledig zelfstandig uitgevoerd. De werkzaamheden beslaan 20
uur per week en zijn door de opdrachtnemer flexibel in te delen over de werkweek.

Resultaatopdracht:
Aan het einde van de opdracht zul je de volgende resultaten opleveren:

• Subsidieaanvragen indienen: 100% van de subsidieaanvragen wordt volledig en
uiterlijk vóór de gestelde indieningsdeadline ingediend.
• Weekstaten verwerken: 100% van de ontvangen weekstaten wordt binnen 5
werkdagen na ontvangst verwerkt in de administratie.
• Kwaliteit weekstaten bewaken: Minimaal 95% van de weekstaten wordt volledig
en correct ingevuld aangeleverd; afwijkingen worden binnen 3 werkdagen
teruggekoppeld aan de verantwoordelijke afdeling.
• Tijdige verwerking realiseren: Wekelijks wordt gemonitord dat alle weekstaten
vóór de interne deadline zijn verwerkt, met een nalevingspercentage van
minimaal 98%.
• Administratie en bewijsstukken beheren: 100% van de vereiste bewijsstukken
en deelnemersdossiers wordt verzameld, gecontroleerd en digitaal
gearchiveerd conform ESF-richtlijnen.
• Voortgang rapporteren: Maandelijks wordt een voortgangsrapportage opgesteld
en verstrekt aan management en control.
• Afstemming met control: Bevindingen uit controles worden binnen 10
werkdagen besproken en waar nodig opgevolgd met corrigerende maatregelen.
• Interne samenwerking: Minimaal eens per maand vindt afstemming plaats met
betrokken afdelingen over de voortgang, naleving en eventuele knelpunten
binnen subsidieprojecten.
• Naleving ESF-richtlijnen: Alle projectdossiers voldoen gedurende de gehele
projectperiode aan de geldende ESF-richtlijnen en subsidievoorwaarden.
• Risicobeheersing: Subsidierisico's worden minimaal elk kwartaal
geïnventariseerd en geregistreerde risico's worden binnen 20 werkdagen
voorzien van beheersmaatregelen.
• Audit- en controlegereed werken: Minimaal 95% van de controles en audits
wordt afgerond zonder materiële bevindingen of financiële correcties.
• Einddeclaraties opstellen: 100% van de einddeclaraties wordt correct
vastgesteld en uiterlijk binnen de geldende termijn ingediend bij de
subsidieverstrekker.

Omschrijving werkzaamheden:
• Verwerken weekstaten.
• Toezien op juiste invulling van de weekstaten.
• Bewaken tijdige verwerking weekstaten in de administratie.
• Verzamelen, controleren en archiveren van bewijsstukken en
deelnemersadministraties.
• Opstellen van voortgangsrapportages.
• Afstemmen van de bevindingen met control.
• Contact hebben met de verschillende afdelingen.
• Subsidieaanvragen tijdig en volledig indienen
• Subsidierisico's vroegtijdig signaleren en beheersen
• Controles en audits zonder noemenswaardige bevindingen afronden.
• Einddeclaraties correct en tijdig vaststellen