Zelfstandig Vastgoedadviseur Grond- en Vastgoedtransacties

Dit ga je doen

Opdracht

1. Doel en aard van de opdracht

De gemeente heeft tijdelijk behoefte aan specialistische expertise voor het opleveren van concrete resultaten ten behoeve van een vooraf afgebakend aantal grond- en vastgoedtransacties.

De opdracht is resultaatgericht en heeft uitsluitend betrekking op de in deze opdracht en de bijbehorende transactielijst benoemde transacties. De opdracht heeft niet tot doel om structurele capaciteit ter beschikking te stellen, een reguliere functie te vervullen of een doorlopende vastgoedportefeuille te beheren.

De transacties worden opgenomen in een limitatieve transactielijst. Per transactie worden ten minste vastgelegd:

• het betreffende object, de kavel, locatie of het dossiernummer;
• het type transactie;
• de uitgangssituatie;
• het overeengekomen resultaat;
• de op te leveren deliverables;
• de acceptatiecriteria;
• de beoogde opleverdatum;
• het financiële maximum van de deelopdracht.

Andere transacties of vastgoedvraagstukken vallen niet onder de opdracht.

2. Afbakening door middel van deelopdrachten

Iedere transactie wordt uitgevoerd op basis van een vooraf schriftelijk overeengekomen deelopdracht.

Een deelopdracht bevat ten minste:

• een concrete omschrijving van het te behalen resultaat;
• de overeengekomen deliverables;
• de toepasselijke gemeentelijke, juridische en projectspecifieke kaders;
• de objectieve acceptatiecriteria;
• de overeengekomen opleverdatum;
• de financiële afspraken en het financiële maximum.

Een deelopdracht ontstaat pas nadat opdrachtgever en opdrachtnemer daarover schriftelijk overeenstemming hebben bereikt. De opdrachtnemer is niet verplicht een aanvullende deelopdracht te aanvaarden.

Nieuwe transacties worden niet automatisch aan de opdracht toegevoegd. Voor iedere aanvullende transactie is, voor zover passend binnen de aanbestedingsrechtelijke begrenzing van de oorspronkelijke opdracht, een afzonderlijke schriftelijke deelopdracht vereist.

3. Resultaten en deliverables

3.1 Gronduitgiften in Rijnsburg

Voor de limitatief in de transactielijst benoemde gronduitgiften voor woningbouw en infrastructurele projecten wordt per transactie een volledig en voor gemeentelijke besluitvorming geschikt uitgiftedossier opgeleverd.

Het uitgiftedossier bestaat per transactie ten minste uit:

• een onderbouwd uitgifteadvies;
• een dossier met de vastgelegde onderhandelingsuitkomsten;
• de voor gemeentelijke besluitvorming benodigde stukken;
• een conceptuitgifteovereenkomst;
• de voor juridische of notariële afwikkeling benodigde conceptstukken;
• een overdrachtsdossier met een overzicht van eventuele resterende besluitvormings- of uitvoeringshandelingen.

3.2 Maatschappelijke vastgoedobjecten in Katwijk

Voor de twee in de transactielijst geïdentificeerde maatschappelijke vastgoedobjecten wordt per object een volledig en voor besluitvorming en overdracht geschikt verkoopdossier opgeleverd.

Het verkoopdossier bestaat per object ten minste uit:

• een onderbouwd verkoopadvies;
• een dossier met de vastgelegde onderhandelingsuitkomsten;
• de voor gemeentelijke besluitvorming benodigde stukken;
• een document waarin de beoordeling en selectie van een mogelijke koper navolgbaar is vastgelegd;
• een conceptkoopovereenkomst;
• de voor juridische of notariële afwikkeling benodigde conceptstukken;
• een overdrachtsdossier met een overzicht van eventuele resterende besluitvormings- of uitvoeringshandelingen.

De voorbereiding van deze transacties vindt plaats in 2026. De beoogde notariële overdracht vindt plaats in 2027. De precieze resultaten en oplevermomenten worden per object in de betreffende deelopdracht vastgelegd.

3.3 Erfdienstbaarheden en zakelijke rechten in Valkenburg

Voor de limitatief in de transactielijst opgenomen percelen en zakelijke rechten wordt per deelopdracht een volledig en voor besluitvorming en juridische afwikkeling geschikt dossier opgeleverd.

Dit dossier bestaat ten minste uit:

• een analyse van de bestaande eigendomspositie en zakelijke rechten;
• een onderbouwd advies over de gewenste juridische inrichting;
• een dossier met de vastgelegde onderhandelingsuitkomsten;
• de voor gemeentelijke besluitvorming benodigde stukken;
• de relevante conceptovereenkomst;
• de voor notariële vestiging of wijziging benodigde conceptstukken;
• een overdrachtsdossier met een overzicht van eventuele resterende besluitvormings- of uitvoeringshandelingen.

Per deelopdracht wordt vooraf duidelijk vastgelegd of het resultaat betrekking heeft op een erfdienstbaarheid, erfpachtrecht of een ander zakelijk recht. De gebruikte begrippen moeten in de deelopdracht juridisch op elkaar aansluiten.

3.4 Bedrijfskavels

Voor de drie in de transactielijst geïdentificeerde bedrijfskavels wordt per kavel een volledig en voor besluitvorming en overdracht geschikt verkoop- of uitgiftedossier opgeleverd.

Het dossier bestaat per kavel ten minste uit:

• een onderbouwd verkoop- of uitgifteadvies;
• een dossier met de vastgelegde onderhandelingsuitkomsten;
• de voor gemeentelijke besluitvorming benodigde stukken;
• een document waarin de beoordeling en selectie van een mogelijke koper of gegadigde navolgbaar is vastgelegd;
• een conceptovereenkomst;
• de voor juridische of notariële afwikkeling benodigde conceptstukken;
• een overdrachtsdossier met een overzicht van eventuele resterende besluitvormings- of uitvoeringshandelingen.

4. Beheersbaar resultaat en afhankelijkheid van derden

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de tijdige en correcte oplevering van de deliverables die binnen de professionele invloedssfeer van de opdrachtnemer liggen.

Bestuurlijke goedkeuring, besluitvorming door bevoegde gemeentelijke organen, medewerking van een koper of andere wederpartij en notariële levering zijn mede afhankelijk van de gemeente of derden. Deze externe uitkomsten worden daarom niet aangemerkt als een door de opdrachtnemer gegarandeerd resultaat, tenzij in een deelopdracht uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

Wanneer een transactie door een besluit van de gemeente of door het uitblijven van medewerking van een derde niet kan worden voltooid, kan een deelopdracht toch als afgerond worden beschouwd indien:

• alle overeengekomen en door de opdrachtnemer beheersbare deliverables zijn opgeleverd;
• het dossier een navolgbare beschrijving bevat van de bereikte stand van zaken;
• de resterende beslispunten en risico’s zijn vastgelegd;
• het dossier geschikt is voor bestuurlijke besluitvorming, beëindiging of overdracht.

5. Acceptatie van deliverables

Iedere deelopdracht is afgerond nadat alle overeengekomen deliverables zijn opgeleverd en door de opdrachtgever zijn geaccepteerd.

Een deliverable wordt geaccepteerd wanneer deze:

• volledig is ten opzichte van de deelopdracht;
• voldoet aan de vooraf schriftelijk vastgelegde acceptatiecriteria;
• aansluit op de vooraf verstrekte juridische, bestuurlijke en projectspecifieke kaders;
• gemaakte keuzes en adviezen navolgbaar motiveert;
• geschikt is voor het in de deelopdracht omschreven besluitvormings-, onderhandelings- of transactiedoel.

De opdrachtgever beoordeelt uitsluitend of een deliverable voldoet aan de vooraf overeengekomen acceptatiecriteria. De acceptatieprocedure mag niet worden gebruikt om tijdens de uitvoering eenzijdig nieuwe resultaten, voorwaarden of deliverables aan de deelopdracht toe te voegen.

Wanneer een deliverable niet wordt geaccepteerd, motiveert de opdrachtgever schriftelijk op welke vooraf overeengekomen acceptatiecriteria het product tekortschiet. De opdrachtnemer krijgt een redelijke gelegenheid om een toerekenbaar gebrek te herstellen.

6. Organisatorische positie en zelfstandige uitvoering

De opdrachtnemer wordt als extern specialist verbonden aan de in de transactielijst genoemde projecten. De gemeentelijke projectleider blijft verantwoordelijk voor het gemeentelijke project als geheel. De opdrachtnemer is uitsluitend verantwoordelijk voor de in de deelopdracht benoemde resultaten en deliverables binnen het vastgoed- en transactiespoor.

De opdrachtgever stelt het gewenste resultaat, de toepasselijke kaders, de acceptatiecriteria en de uiterste opleverdatum vast. Binnen deze grenzen bepaalt de opdrachtnemer zelfstandig:

• de vakinhoudelijke aanpak;
• de volgorde van de werkzaamheden;
• de inrichting van de uitvoering;
• de eigen planning;
• de plaats en tijden waarop de werkzaamheden worden verricht, voor zover de aard van de transactie en noodzakelijke afspraken met betrokkenen dat toelaten.

De opdrachtgever geeft geen dagelijkse instructies over de uitvoering, werkwijze of taakverdeling. Afstemming tussen opdrachtgever en opdrachtnemer heeft uitsluitend betrekking op de voortgang, juridische of bestuurlijke randvoorwaarden, risico’s, kwaliteit en acceptatie van de overeengekomen deliverables.

Samenwerking met gemeentelijke projectleiders, juridische adviseurs, assetmanagers en andere betrokkenen vindt uitsluitend plaats voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een concrete deelopdracht. Deze samenwerking brengt geen hiërarchische of leidinggevende relatie met zich mee.

7. Uitsluiting van reguliere functieonderdelen

De opdracht omvat uitsluitend resultaten die rechtstreeks verband houden met de limitatief benoemde transacties.

De opdracht omvat nadrukkelijk niet:

• structureel portefeuillebeheer;
• regulier assetmanagement;
• vaste administratieve werkzaamheden;
• algemene of doorlopende teamtaken;
• lijn- of personeelsverantwoordelijkheid;
• vervanging van gemeentelijke medewerkers;
• achtervang bij ziekte, verlof of capaciteitsgebrek;
• structurele beschikbaarheid voor de gemeentelijke organisatie;
• deelname aan een reguliere werkverdeling;
• het behandelen van nieuwe vastgoedvraagstukken die niet in een schriftelijke deelopdracht zijn opgenomen;
• verplichte deelname aan algemene teamoverleggen die niet noodzakelijk zijn voor een concrete deelopdracht.

De opdrachtnemer wordt niet opgenomen in een verlofplanning, personeelsplanning of structureel werkrooster van de gemeente.

8. Financieel model en facturering

Voor iedere deelopdracht worden vooraf afzonderlijke financiële afspraken gemaakt. Daarbij wordt een financieel maximum vastgesteld dat zonder voorafgaande schriftelijke wijziging niet mag worden overschreden.

Tussentijdse facturering kan plaatsvinden op basis van daadwerkelijk bestede uren binnen het voor de deelopdracht overeengekomen financiële maximum. Tussentijdse betaling houdt geen acceptatie in van de nog niet definitief opgeleverde deliverables.

De laatste factuur of slottermijn van een deelopdracht wordt pas betaalbaar nadat:

1. alle voor de deelopdracht overeengekomen deliverables zijn opgeleverd;
2. de opdrachtgever de deliverables aan de vooraf overeengekomen acceptatiecriteria heeft getoetst;
3. alle deliverables door de opdrachtgever zijn geaccepteerd;
4. eventuele aan de opdrachtnemer toerekenbare gebreken zijn hersteld.

De omvang van de slottermijn wordt vooraf in de deelopdracht vastgelegd. De slottermijn moet voldoende betekenisvol zijn om daadwerkelijk op volledige en correcte oplevering te sturen.

Als een deliverable door een aan de opdrachtnemer toerekenbare fout niet voldoet aan de overeengekomen acceptatiecriteria, herstelt de opdrachtnemer dit gebrek binnen een redelijke termijn en zonder aanvullende vergoeding.

Wanneer een deliverable niet kan worden afgerond door een omstandigheid die uitsluitend binnen de invloedssfeer van de opdrachtgever of een derde ligt, beoordelen opdrachtgever en opdrachtnemer aan de hand van de deelopdracht welke beheersbare resultaten wel zijn opgeleverd. De opdrachtgever onthoudt acceptatie niet op onredelijke gronden.

Aan de opdracht kan geen recht worden ontleend op een minimumaantal uren, een minimale omzet of de verstrekking van aanvullende deelopdrachten.

9. Vereisten ten aanzien van ondernemerschap

De opdrachtnemer voert de opdracht uit als zelfstandig ondernemer en draagt, binnen de grenzen van de overeenkomst en de deelopdrachten, verantwoordelijkheid voor de eigen bedrijfsvoering.

Gedurende de uitvoering voldoet de opdrachtnemer aan de volgende vereisten:

• de opdrachtnemer is ingeschreven in het Handelsregister;
• de opdrachtnemer beschikt over een btw-identificatienummer, voor zover de werkzaamheden aan omzetbelasting zijn onderworpen;
• de opdrachtnemer beschikt over een passende beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering;
• de opdrachtnemer gebruikt in beginsel eigen bedrijfsmiddelen, waaronder een eigen laptop en telefoon, tenzij het gebruik van gemeentelijke middelen of systemen noodzakelijk is vanwege informatiebeveiliging, privacy, archivering of toegang tot gemeentelijke gegevens;
• de opdrachtnemer is vrij om gelijktijdig opdrachten voor andere opdrachtgevers uit te voeren, mits dit niet leidt tot belangenverstrengeling of schending van de overeengekomen vertrouwelijkheid;
• de opdrachtnemer presenteert zich in het economisch verkeer als zelfstandig ondernemer;
• de opdrachtnemer is zelf verantwoordelijk voor belastingen, verzekeringen, pensioenvoorzieningen, scholing en overige kosten van de eigen bedrijfsvoering;
• de opdrachtnemer ontvangt geen loon bij ziekte en heeft geen recht op doorbetaalde vakantie, vakantiegeld, verlof of andere arbeidsvoorwaardelijke aanspraken;
• de opdrachtnemer draagt het risico van een onjuiste raming van de benodigde inzet binnen de overeengekomen financiële begrenzing;
• de opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de eigen deliverables en voor het herstellen van toerekenbare gebreken.

Het opnemen van deze vereisten is alleen betekenisvol wanneer zij aansluiten bij de werkelijke positie en bedrijfsvoering van de opdrachtnemer. De feitelijke uitvoering blijft onderdeel van de beoordeling.

10. Persoonlijke uitvoering

Vanwege de toepasselijke aanbestedingsroute wordt geen vrije vervangingsregeling opgenomen. De gevolgen hiervan worden meegewogen in het totaalbeeld van de opdracht.

De opdrachtnemer blijft zelfstandig verantwoordelijk voor de wijze waarop de overeengekomen resultaten worden gerealiseerd, binnen de grenzen van de aanbestedingsstukken, de overeenkomst en de concrete deelopdrachten.

Het ontbreken van een vrije vervangingsmogelijkheid wordt niet gecompenseerd met een bepaling die in de praktijk niet uitvoerbaar is.

11. Looptijd en verlenging

De looptijd van de opdracht en de uiterste opleverdata worden in de hoofdovereenkomst en de deelopdrachten vastgelegd.

Verlenging is uitsluitend mogelijk wanneer deze noodzakelijk is om nog niet gerealiseerde resultaten uit reeds schriftelijk overeengekomen deelopdrachten te voltooien.

Een verlenging mag niet worden gebruikt voor:

• het toevoegen van nieuwe transacties;
• het voortzetten van reguliere werkzaamheden;
• het creëren van structurele beschikbaarheid;
• het voorzien in een doorlopende personele of organisatorische capaciteitsbehoefte.

Voorafgaand aan een verlenging beoordeelt de opdrachtgever welke oorspronkelijke resultaten nog resteren, waarom deze nog niet zijn gerealiseerd en binnen welke termijn zij kunnen worden opgeleverd.