Afdelingssecretaresse

Dit ga je doen

Voor de gemeente ’s-Hertogenbosch zoeken we een afdelingssecretaresse voor 32 uur per week.

Binnen de sector Maatschappelijke Ontwikkeling van gemeente ’s-Hertogenbosch is de Regionale Inkooporganisatie Zorg (RIOZ) verantwoordelijk voor de regionale inkoop van onder andere specialistische jeugdhulp, Wmo Hulp in Natura en Beschermd Wonen. Daarnaast houdt RIOZ zich bezig met contractbeheer en accountmanagement rondom de ingekochte zorg.

Voor RIOZ zoeken we een afdelingssecretaresse die het afdelingshoofd ondersteunt en daarnaast breed inzetbaar is binnen de verschillende clusters van de afdeling.

De functie is breder dan alleen agenda- en vergaderbeheer. Naast de vaste secretariële werkzaamheden ondersteun je collega’s bij verschillende administratieve werkzaamheden, het verwerken van gegevens en andere praktische of ad-hocvragen. Hierdoor krijg je een breed beeld van de werkzaamheden binnen RIOZ en de gemeentelijke organisatie.

Wat ga je doen?
Als afdelingssecretaresse zorg je ervoor dat secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden binnen de afdeling goed worden opgepakt.

Je houdt je onder andere bezig met:
• Beheren en bijhouden van agenda’s en gezamenlijke e-mailpostbussen;
• Plannen, voorbereiden en organiseren van vergaderingen en afspraken;
• Notuleren van overleggen en bijhouden van gemaakte afspraken en actiepunten;
• Ondersteunen van het afdelingshoofd bij dagelijkse secretariële en organisatorische werkzaamheden;
• Administratief ondersteunen van verschillende clusters binnen RIOZ;
• Verzamelen, controleren en verwerken van gegevens;
• Maken en bijhouden van overzichten, onder andere in Excel;
• Uitvoeren van terugkerende administratieve werkzaamheden;
• Oppakken van ad-hoc vragen en praktische werkzaamheden binnen de afdeling.

De werkzaamheden zijn afwisselend. Op het ene moment organiseer je een overleg of beheer je agenda’s, terwijl je op een ander moment gegevens verwerkt, een Excel-overzicht bijwerkt of een collega binnen een ander cluster ondersteunt.

Wie zoeken we?
We zoeken iemand die graag ondersteunt, overzicht houdt en makkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden.

De functie is ook geschikt voor iemand die nog relatief aan het begin van zijn of haar loopbaan staat en ervaring wil opdoen binnen een gemeentelijke organisatie.

Je beschikt over:
• Mbo+/hbo werk- en denkniveau;
• Goede organisatorische vaardigheden;
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Goede digitale vaardigheden;
• Basiskennis van Microsoft Office, waaronder Outlook, Word en Excel;
• Het vermogen om zorgvuldig en vertrouwelijk met informatie om te gaan.

Ervaring binnen een gemeente is niet noodzakelijk. Belangrijker is dat je snel nieuwe werkzaamheden oppakt, nauwkeurig werkt en initiatief toont.

Competenties
Je bent:
• Organisatorisch sterk;
• Proactief;
• Nauwkeurig;
• Communicatief vaardig;
• Betrouwbaar en discreet;
• Flexibel;
• Stressbestendig;
• Leergierig;
• Dienstverlenend ingesteld.

Aanvullende informatie:
• 36 uur betreft een fulltime werkweek;
• Een kandidaat mag niet bij meerdere aanvragen tegelijkertijd aangeboden worden.
• Graag het cv in het NL aanleveren;
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao;
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt;
• De looptijd van de aanvraag is 5 werkdagen, waarna de shortlist wordt verstuurd naar Gemeente 's-Hertogenbosch;
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe via de Portal. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening;
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd;
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van de gemeente ’s-Hertogenbosch;
• Het tarief is afhankelijk van de kennis en kunde van de kandidaat.