Administratief Medewerker

Dit ga je doen

Voor de Regionale Inkooporganisatie Zorg (RIOZ) van gemeente ’s-Hertogenbosch zoeken we een administratief medewerker die zich richt op een specifiek administratief proces rondom de inzet van zorg.

RIOZ is onderdeel van de sector Maatschappelijke Ontwikkeling van gemeente ’s-Hertogenbosch en verzorgt namens verschillende gemeenten in de regio de inkoop van specialistische jeugdhulp, Wmo Hulp in Natura en Beschermd Wonen. Daarnaast houdt RIOZ zich bezig met contractbeheer en accountmanagement voor de ingekochte zorg. Binnen RIOZ werken onder andere accountmanagers, contractbeheerders, adviseurs en ondersteunende medewerkers met elkaar samen.

In deze functie werk je binnen een klein team van contractbeheerders en administratief medewerkers. Je werkt veel samen met de accountmanagers van RIOZ en hebt regelmatig contact met gemeenten en zorgorganisaties.

Wat ga je doen?
Binnen de reguliere contracten van RIOZ kan veel zorg rechtstreeks worden ingezet. Soms ontstaat er echter een situatie waarin een gemeente specifieke hulp wil inzetten die niet binnen de bestaande contractafspraken past. In zo'n geval is aanvullend maatwerk nodig.

Jij ondersteunt het administratieve proces rondom deze aanvragen en zorgt ervoor dat iedere aanvraag volledig en correct kan worden opgepakt.

Je houdt je onder andere bezig met:
• Beheren en verwerken van binnenkomende aanvragen via de digitale postbus;
• Controleren of aanvragen volledig zijn en alle benodigde informatie bevatten;
• Signaleren welke informatie of documenten nog ontbreken;
• Opvragen van aanvullende gegevens bij gemeenten en andere betrokken organisaties;
• Administratief voorbereiden en compleet maken van aanvragen;
• Zorgen dat complete aanvragen op de juiste manier worden doorgezet voor de verdere behandeling en het opvragen of verwerken van offertes;
• Bewaken van de voortgang van lopende aanvragen;
• Contact onderhouden met gemeenten, zorgorganisaties, accountmanagers en andere collega's binnen RIOZ;
• Zorgvuldig vastleggen en verwerken van informatie binnen het administratieve proces.

Hoewel je volgens een duidelijk werkproces werkt, is niet iedere aanvraag hetzelfde. Juist omdat het om situaties gaat die buiten de reguliere contractering vallen, vraagt het werk om nauwkeurigheid, flexibiliteit en het vermogen om per aanvraag te bekijken wat er nog nodig is.

Je staat er daarbij niet alleen voor. Er is binnen het team nog een collega die zich met hetzelfde proces bezighoudt, waardoor jullie met elkaar kunnen afstemmen en sparren over aanvragen.

Wie zoeken we?
We zoeken iemand die administratief sterk is en het prettig vindt om ervoor te zorgen dat dossiers en aanvragen inhoudelijk en administratief kloppen voordat deze verder het proces ingaan.

Je:
• Beschikt over een afgeronde mbo-opleiding;
• Werkt nauwkeurig en gestructureerd;
• Bent proactief en wacht niet af wanneer informatie ontbreekt;
• Vindt het prettig om contact te hebben met verschillende organisaties en collega's;
• Kunt goed schakelen tussen verschillende aanvragen en werkzaamheden;
• Werkt graag samen en zoekt collega's op wanneer afstemming nodig is;
• Bent flexibel en kunt omgaan met aanvragen die niet altijd volgens een standaardroute verlopen;
• Voelt je verantwoordelijk voor een correcte en tijdige administratieve afhandeling.

Ervaring binnen een administratieve omgeving, de zorg, een gemeente of een inkoop-/contractmanagementomgeving is welkom, maar het belangrijkste is dat je zorgvuldig werkt en nieuwe processen snel eigen kunt maken.

Aanvullende informatie:
• 36 uur betreft een fulltime werkweek;
• Een kandidaat mag niet bij meerdere aanvragen tegelijkertijd aangeboden worden.
• Graag het cv in het NL aanleveren;
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao;
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt;
• De looptijd van de aanvraag is 5 werkdagen, waarna de shortlist wordt verstuurd naar Gemeente 's-Hertogenbosch;
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe via de Portal. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening;
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd;
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van de gemeente ’s-Hertogenbosch;
• Het tarief is afhankelijk van de kennis en kunde van de kandidaat.