Medewerker Secretariaat -Stadsbeheer

Dit ga je doen

Voor de gemeente ’s-Hertogenbosch is Magnit Global opzoek naar een Medior Medewerker Secretariaat / Management Assistent.

*Alleen detachering*
*Tijdelijk, in verband met vervanging*
*Optie tot verlenging is niet uitgesloten*

Als Medewerker Secretariaat ondersteun je het management, projecten en afdelingen door het uitvoeren van secretariële, administratieve, dienstverlenende en organisatorische werkzaamheden. De functie draagt bij aan een efficiënte en gestructureerde bedrijfsvoering, zodat collega’s zich kunnen richten op hun primaire taken.

Als Medewerker Secretariaat houdt jij je bezig met de volgende drie hoofdgebieden:

Secretariaat en managementondersteuning
• Beheren en coördineren van agenda’s, inclusief prioritering.
• Voorbereiden, notuleren en afhandelen van vergaderingen.
• Organiseren van bijeenkomsten, trainingen en evenementen.
• Ondersteunen van management en afdelingen.

Administratieve ondersteuning
• Beheren en archiveren van documenten en dossiers.
• Verwerken van inkomende en uitgaande post en e-mail.
• Opstellen van correspondentie en administratieve documenten.
• Ondersteunen bij processen zoals inkoop, contracten en betalingen.
• Registreren en verstrekken van gegevens.

Procesbewaking en organisatorische ondersteuning
• Bewaken van voortgang van acties, afspraken en meldingen.
• Signaleren van knelpunten en tijdig bijsturen.
• Verzorgen van telefoon- en mailboxbeheer.
• Verrichten van representatieve en facilitaire taken.
• Bijdragen aan onboarding en interne communicatie.

Competenties
• Samenwerken: werkt effectief samen binnen het secretariaat en met andere afdelingen.
• Wendbaar: schakelt snel tussen taken en behoudt overzicht bij drukte.
• Professioneel: handelt professioneel, duidelijk en verbindend, met oog voor relatie en resultaat.
• Organisatiesensitiviteit en structuurvermogen: brengt overzicht aan, stelt prioriteiten en houdt regie op werkzaamheden.
• Proactief: anticipeert op behoeften van management en collega’s en ontzorgt actief.

Kennis en ervaring
• Kennis van administratieve en secretariële processen;
• Ervaring met secretariële ondersteuning en agendabeheer;
• Ervaring met notuleren, plannen en administratieve werkzaamheden;
• Ervaring in een complexe of bestuurlijke organisatie is een pré.

Beoordelingscriteria
• Minimaal Mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting;
• Minimaal 3 jaar ervaring in de rol van Secretarieel medewerker, Management assistent of vergelijkbaar;
• Digitale vaardigheden (o.a. MS Office en relevante systemen);
• Goede beheersing van de Nederlandse taal;
• De genoemde kennis en ervaring.

————————————————————————————————————————————————————————

Aanvullende informatie:
• 36 uur betreft een fulltime werkweek;
• Graag het cv in het NL aanleveren;
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao;
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt;
• De looptijd van de aanvraag is 5 werkdagen, waarna de shortlist wordt verstuurd naar Gemeente 's-Hertogenbosch;
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe via de Portal. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening;
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd;
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van de gemeente ’s-Hertogenbosch;
• Het tarief is afhankelijk van de kennis en kunde van de kandidaat.