Senior Projectmanager Centraal Archief en Legacy Systemen (CALS)

Dit ga je doen

De senior projectmanager geeft leiding aan de implementatie van CALS binnen het
programma Informatietransitie. Daarbij werkt de projectmanager nauw samen met
opdrachtgever, programmamanagement, informatiebeheer, I&A, architectuur,
privacy/security, businessimplementatie, beheerorganisatie,
gebruikersvertegenwoordigers en leveranciers.De senior projectmanager neemt een bestaande positie over en zorgt voor continuïteit,
voortgang en aanscherping van de lopende werkzaamheden rondom CALS, waaronder
de implementatie van de OpenText-oplossing, migratievoorbereiding,
leverancierssturing, acceptatie en beheerborging.
De projectmanager vertaalt de doelstelling van CALS naar een uitvoerbare project- en
implementatieaanpak. Daarin wordt expliciet een migratiespoor ingericht, met aandacht
voor te migreren of te ontsluiten bronnen, eigenaarschap van informatie, metadata,
bewaartermijnen, autorisaties, kwaliteit van brondata, acceptatiecriteria en
besluitvorming over migratiemomenten.
Leveranciersmanagement is een belangrijke taak binnen deze opdracht. De senior
projectmanager stuurt actief op afspraken, planning, afhankelijkheden, kwaliteit van
opleveringen, risico’s en issues met de OpenText-leverancier en eventuele andere
betrokken implementatie-, migratie- of beheerpartners.

Taakelementen
De rol van projectmanager CALS kent de volgende taakelementen:
• opstellen van een integraal plan van aanpak voor de implementatie van CALS,
inclusief een afzonderlijk uitgewerkte migratieaanpak;
• meehelpen inrichten en aansturen van een migratiespoor voor archiefwaardige
en legacy-informatie naar of via CALS/OpenText;
• uitwerken van scope, planning, aanpak, mijlpalen, afhankelijkheden,
besluitvorming en acceptatiecriteria voor zowel implementatie als migratie;
• afstemmen met informatiebeheer, archiefspecialisten, proceseigenaren, I&A,
architectuur, privacy/security, businessimplementatie, beheer en leveranciers;
• organiseren van leveranciersmanagement richting OpenText en overige
betrokken leveranciers, inclusief voortgang, kwaliteit, issues, afhankelijkheden
en escalaties;
• vertalen van informatiebeheer- en archiefeisen naar concrete
projectactiviteiten, werkafspraken en besluitpunten;
• inrichten van structuur voor voortgang, besluitvorming, risico’s, issues en
afhankelijkheden;
• uitwerken van rollen, verantwoordelijkheden, beheerafspraken en
overdrachtscriteria;
• voorbereiden van communicatie, instructie, begeleiding, gebruikersacceptatie
en ingebruikname;
• monitoren en bijsturen van voortgang, kwaliteit, migratieresultaten, acceptatie
en beheerborging;
• vastleggen van leerpunten, risico’s, besluiten, restpunten en vervolgacties;
• opleveren van een eindrapportage en overdrachtsdossier richting lijnorganisatie
en beheer.
• ervaring binnen een overheidsorganisatie, bij voorkeur provincie, gemeente,
waterschap of rijksoverheid;
• ervaring met implementatie van DMS-, ECM-, archief-, e-depot- of
legacyvoorzieningen, bij voorkeur in een OpenText-omgeving;
• ervaring met migratie van documenten, dossiers, archiefwaardige informatie of
legacy-informatie naar een nieuwe informatiebeheer-, DMS-, ECM- of
archiefvoorziening;
• kennis van informatiebeheer, archivering, metadata, autorisaties,
bewaartermijnen, duurzame toegankelijkheid en beheerborging;
• ervaring met leveranciersmanagement binnen complexe IV-implementaties;• ervaring met het verbinden van business, informatiebeheer, I&A, architectuur,
beheerorganisatie, leveranciers en management;
• ervaring met werken binnen programma’s voor digitale transformatie of
informatietransitie.

Resultaten

1. Plan van aanpak implementatie CALS
Met scope, doelstellingen, aanpak, planning, governance, risico’s, afhankelijkheden
en benodigde inzet.
2. Geïmplementeerd en operationeel CALS
Beschrijving van de solution architectuur, bijhorende processen en werkprocedures.
E.e.a. inclusief aansluiting op de bestaande applicatie architectuur.
3. Stakeholder- en adoptieaanpak
Overzicht van betrokken stakeholders, communicatieaanpak, begeleiding,
werksessies en adoptieactiviteiten.
Hierbij wordt systemisch denken expliciet meegenomen als methodiek voor de change-
aanpak en adoptiestrategie.
4. Rollen- en verantwoordelijkhedenmatrix
Uitwerking van rollen binnen business, dataorganisatie, informatiebeheer, i-
governance, beheer en management.
5. Werkafspraken en implementatiekaders
Concrete afspraken over toepassing van data in sturing, besluitvorming, monitoring,
datakwaliteit en beheer.
6. Evaluatie pilot
Analyse van resultaten, knelpunten, leerpunten, randvoorwaarden en
verbetermaatregelen.1.1 Programma van Eisen

Het ontbreken van antwoorden of gegevens leidt tot uitsluiting van de (verdere)
procedure van deze DAS uitvraag tenzij dat disproportioneel is. In het geval van een
eenvoudig te herstellen gebrek kan de opdrachtgever besluiten de inschrijver in de
gelegenheid te stellen om het gebrek te herstellen. Een en ander is uitsluitend ter
beoordeling van de opdrachtgever.

Geschiktheidseisen
Aan deze eisen dient de aanbieding aantoonbaar te voldoen. Indien aan één of
meerdere eisen niet aantoonbaar wordt voldaan, wordt de aanbieding terzijde gelegd
en uitgesloten van verdere deelname aan deze DAS uitvraag.
• G 1 Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat is ten minste gedurende de
hierboven aangegeven opdrachtduur beschikbaar voor gemiddeld 36 uren per week
voor de uitvoering van de opdracht en is flexibel inzetbaar. De kandidaat moet op
datum 2 november 2026 kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te
bepalen datum;
• G 2 Bandbreedte Uurtarief: Het aangeboden uurtarief bedraagt minimaal € 120,00
en maximaal € 140,00 exclusief BTW inclusief alle overige kosten, zoals maar niet
beperkt tot reis- , verblijf-, telefoon- en parkeerkosten;
• G 3 Kennis en expertise: De kandidaat dient aantoonbaar en verifieerbaar (middels
opleidingen, cursussen, werkervaring/referenties) minimaal te beschikken over de
navolgende kennis en expertise. Dit moet blijken uit het ingevulde ‘Invulformulier
Kwaliteit DOS-2026-0004307.’:
o G 3.1 (Minimaal) een aantoonbaar behaald HBO-diploma bij voorkeur in de
richting technische bedrijfskunde of bedrijfsinformatica;
o G 3.2 Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring als Projectmanager in
vergelijkbaar complexe omgeving zoals Provincie Zuidholland of vergelijkbaar;
o G 3.3 Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring met implementatie
bedrijfsapplicaties waaronder bij voorkeur document management applicaties;
o G 3.4 Minimaal vijf (5) jaar ervaring met applicatie migratietrajecten.

Inschrijvingseisen (vorm)

• I 1 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat
uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0004307.’ In
het onderdeel ‘Format CV’ en toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het
aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld,
worden beoordeeld.
• I 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde
subgunningscriteria moet het bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-
0004307.’ gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel
pagina’s A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde
maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde
maximum, niet meegenomen in de beoordeling;• I 3 Vormvereiste Uurtarief: Uurtarief moet ingevuld worden in de bijgevoegde Bijlage
‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0004307’ en apart bijgevoegd worden in tabblad
‘Prijs’ op het aanbestedingsplatform;
BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde
‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0004307.’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan
worden zonder kennis van het Uurtarief;

Uitvoeringseisen
Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder
genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht:
• U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en
correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van
de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk
anders bepaald.
• U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze
de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het
aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren.

Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een
dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen
van het document ligt bij de inschrijver.
Uitgangspunten hierbij zijn:
o PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg
voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document
Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
o Selecteer bij uw aanvraag het algemeen screeningsprofiel (2.4.b):
▪ Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH
de nummers 11 en 12.
o Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige
werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan:
• diensten (41 +43)
• proces (61 + 62 + 63)