Bestuurssecretaresse -*SPOED*

Dit ga je doen

Voor de gemeente ’s-Hertogenbosch is Magnit Global opzoek naar een Bestuurssecretaresse binnen bureau Ondersteuning dat onderdeel uitmaakt van en de afdeling Bestuursondersteuning. Dat betreft een stafafdeling die rechstreeks onder de verantwoordelijjkheid van de gemeentesecretaris valt.

*Alleen detachering*
*Tijdelijk ter vervanging*
*Optie tot verlenging is niet uitgesloten*

Als Bestuurssecretaresse ga je werken voor het college van Burgemeester en wethouders. Hier ondersteun je de burgemeester en zorg jij dat hij goed voorbereid aanschuift bij bestuurlijk overleg. Bijvoorbeeld met ondernemers of maatschappelijke organisaties. Jij regelt wat nodig is: afstemming met bestuursadviseurs, zorgt tijdig voor de juiste stukken, de juiste deelnemers en afgestemde communicatie. Je bewaakt het overzicht in volle agenda’s, filtert informatie en houdt altijd oog voor wat écht belangrijk is. Samen met collega’s til je het secretariaat naar een hoger niveau, ook als het gaat om digitalisering of het verbeteren van werkprocessen. Valt er iemand weg? Dan spring jij moeiteloos bij.

Jouw verantwoordelijkheden:
• Je beheert een agenda die niet alleen praktisch klopt, maar ook past bij de politieke actualiteit en gevoeligheden. Jij voelt aan wanneer iets schuift, speelt of juist versneld moet worden;
• Je zorgt dat bestuurlijke overleggen op het juiste moment, met de juiste mensen en voorbereiding plaatsvinden;
• Je weet wanneer je zelf op de voorgrond moet treden en wanneer je op de achtergrond regelt dat alles klopt;
• Je weegt signalen, e-mails en verzoeken zorgvuldig af en maakt keuzes die passen bij de rol van de bestuurder en de context waarin hij of zij opereert. Jij leest tussen de regels door en handelt discreet;
• Je werkt samen met collega’s van het bestuurssecretariaat, maar ook met bestuursadviseurs, communicatieadviseurs, bodes en externe contacten. Jij overziet het speelveld en weet precies waar welke afstemming nodig is;
• Je draagt bij aan continuïteit en kwaliteit, ook bij afwezigheid of wisselingen.

Competenties
• Organisatorisch sterk
• Proactief
• Nauwkeurig
• Communicatief vaardig
• Betrouwbaar en discreet
• Flexibel
• Stressbestendig
• Leergierig
• Dienstverlenend ingesteld

Je beschikt over:
• Minimaal een afgeronde Mbo opleiding in een secretariële of administratieve richting;
• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare secretariële functie, bij voorkeur recent en in een politiek-bestuurlijke of gemeentelijke omgeving;
• Digitale vaardigheden met Microsoft 365
• Kennis van Djuma, iBabs of NotuBiz is een pré;
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

————————————————————————————————————————————————————————

Aanvullende informatie:
• 36 uur betreft een fulltime werkweek;
• Een kandidaat mag niet bij meerdere aanvragen tegelijkertijd aangeboden worden.
• Graag het cv in het NL aanleveren;
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao;
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt;
• De looptijd van de aanvraag is 5 werkdagen, waarna de shortlist wordt verstuurd naar Gemeente 's-Hertogenbosch;
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe via de Portal. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening;
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd;
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van de gemeente ’s-Hertogenbosch;
• Het tarief is afhankelijk van de kennis en kunde van de kandidaat.