Vacature functiedomein Bedrijfsvoering: Projectondersteuner (32 u/pw)

Dit ga je doen

De duur van verlengingen zijn nader te bepalen. De totale duur van de opdracht is niet
langer dan twee jaar. De startdatum is z.s.m., maar niet later dan 16 november 2026.
Alle zzp’ers worden (incl zzp’ers via een bureau) uitgesloten van deelname. Alleen
detachanten/uitzendkrachten mogen reageren op deze vacature.

Het Team:
Je komt te werken bij het Programma Vernieuwing Bedrijfsvoering, waarin we het werk bij
de RET slimmer maken door werkzaamheden te digitaliseren, bestaande software te
moderniseren en processen overzichtelijker te maken.

Achtergrond van de opdracht:
Ter vervanging van een projectondersteuner zoeken wij een duizendppot die allerlei
ondersteunende taken wil en kan oppakken binnen ons programma.

Omschrijving werkzaamheden:
Je werkzaamheden zullen onder andere bestaan uit:
• De externe inhuur van medewerkers bij het programma faciliteren. Dit houdt
bijvoorbeeld in:
o Overzicht resources bijhouden, einddata inhuur monitoren en managers tijdig
informeren.
o In overleg met managers het proces voor nieuwe inhuur en voor verlengingen tijdig
in gang zetten, de voortgang monitoren en zo nodig actief aanjagen.
o Contacten onderhouden met collega’s van diverse andere afdelingen die een rol
hebben bij het externe inhuurproces.
o Praktische zaken regelen bij de onboarding en offboarding van inhuurkrachten
o Werkwijze aanpassen bij wijzigingen inhuurbeleid RET.
• Interne communicatie binnen het S4 project en ondersteuning van de communicatie
naar de betrokken afdelingen
• Secretariële werkzaamheden uitvoeren voor de programmamanagers (bijvoorbeeld
agendabeheer, voorbereiden maandrapportage en notulering stuurgroepvergaderingen)
• Ondersteuning van het projectteam middels administratieve werkzaamheden en
rapportages in SAP CALM
• Ondersteuning bieden bij bijeenkomsten, opleidingen/trainingen en evenementen
(facilitair, planning)
• Informatie aanleveren voor de interne digitale nieuwsbrief met nieuwtjes over het
programma
• Beheren van de groepsmailbox en agenda van het programma
• Andere taken oppakken die zich aandienen binnen het programma waarbij
ondersteuning nodig is
De taken op het gebied van externe inhuur vormen de vaste basis van jouw
werkzaamheden. Deze bieden geen constante workflow – met pieken en dalen en veel taken
die je steeds ‘tussendoor’ doet, dus de overige uren besteed je aan de andere taken.
Daarnaast bied je – in overleg met de programmamanagers – ondersteuning aan de
verschillende teams binnen het programma als zij jou nodig hebben.

• De externe inhuur van medewerkers bij het programma faciliteren. Dit houdt
  bijvoorbeeld in:
  o Overzicht resources bijhouden, einddata inhuur monitoren en managers tijdig
  informeren.
  o In overleg met managers het proces voor nieuwe inhuur en voor verlengingen tijdig
  in gang zetten, de voortgang monitoren en zo nodig actief aanjagen.
  o Contacten onderhouden met collega’s van diverse andere afdelingen die een rol
  hebben bij het externe inhuurproces.
  o Praktische zaken regelen bij de onboarding en offboarding van inhuurkrachten
  o Werkwijze aanpassen bij wijzigingen inhuurbeleid RET.
• Interne communicatie binnen het S4 project en ondersteuning van de communicatie
  naar de betrokken afdelingen
• Secretariële werkzaamheden uitvoeren voor de programmamanagers (bijvoorbeeld
  agendabeheer, voorbereiden maandrapportage en notulering stuurgroepvergaderingen)
• Ondersteuning van het projectteam middels administratieve werkzaamheden en
  rapportages in SAP CALM
• Ondersteuning bieden bij bijeenkomsten, opleidingen/trainingen en evenementen
  (facilitair, planning)
• Informatie aanleveren voor de interne digitale nieuwsbrief met nieuwtjes over het
  programma
• Beheren van de groepsmailbox en agenda van het programma
• Andere taken oppakken die zich aandienen binnen het programma waarbij
  ondersteuning nodig is
  De taken op het gebied van externe inhuur vormen de vaste basis van jouw
  werkzaamheden. Deze bieden geen constante workflow – met pieken en dalen en veel taken
  die je steeds ‘tussendoor’ doet, dus de overige uren besteed je aan de andere taken.
  Daarnaast bied je – in overleg met de programmamanagers – ondersteuning aan de
  verschillende teams binnen het programma als zij jou nodig hebben.