Team informatiespecialisten (Centraal Archief en Legacy Systemen)

Dit ga je doen

Het doel van de opdracht is het ondersteunen en realiseren van de functionele
implementatie van CALS waarbij informatiebeheerprocessen, functionele eisen en
inrichtingsvoorstellen worden geanalyseerd, uitgewerkt vastgelegd en getoetst.
De opdracht is gericht op de inzet van een junior en een medior informatiespecialist die
in een bestaand projectteam komen en bijdragen aan het vertalen van
informatiebeheerbeleid, wettelijke kaders en organisatorische behoeften naar een
concrete, werkbare en toetsbare inrichting van CALS. Daarbij staan het duurzaam
beheren, archiveren en toegankelijk houden van documenten en dossiers gedurende de
levenscyclus centraal.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
– analyseren en uitwerken van informatiebeheerprocessen
– uitwerken van metadata, classificatie en dossierstructuren
– de ondersteuning van lifecycle-management
– de ondersteuning van functionele inrichting en integraties
– het voorbereiden en uitvoeren van systeem en functionele testen

Binnen de opdracht wordt onderscheid gemaakt in de mate van zelfstandigheid,
inhoudelijke verantwoordelijkheid en complexiteit van de werkzaamheden.

De junior informatiespecialist zal zich voornamelijk richten op het inventariseren,
uitwerken, documenten en controleren van de informatiebeheerprocessen, metadata,
functionaliteit en testresultaten. De werkzaamheden van de junior informatiespecialist
worden uitgevoerd binnen vastgestelde kaders van informatiebeheer en onder
inhoudelijk begeleiding van ervaren specialisten.

De medior informatiespecialist analyseert zelfstandig de informatiebeheerprocessen en
werkt functionele eisen en inrichtingsvoorstellen uit. Daarnaast toetst en begeleid de
medior informatiespecialist afzonderlijke delen van de CALS – implementatie. De medior
informatiespecialist signaleert knelpunten, afhankelijkheden, adviseert over
oplossingsinrichtingen en stemt complexe vraagstukken af met de verantwoordelijke
specialisten.

Beide profielen leveren een inhoudelijke bijdrage aan de implementatie en werken in
het projectteam nauw samen met informatiebeheer, functioneel beheer, architectuur
en de implementatiepartner OpenText.

4/17
Versie november Uitvraag Team informatiespecialisten (Centraal Archief en Legacy Systemen) DOS-2026-0005143
Taakelementen
De junior en medior informatiespecialisten ondersteunen de functionele implementatie
van CALS. De werkzaamheden zijn gericht op het analyseren, uitwerken, documenteren,
toetsen en testen van informatiebeheerprocessen en de bijbehorende functionele
inrichting. De mate van zelfstandigheid en inhoudelijke verantwoordelijkheid verschilt
per profiel.

De rol van de junior informatiespecialist kent de volgende taakelementen:
• Informatiebeheerprocessen:
inventariseren, beschrijven en documenteren van informatiebeheerprocessen,
functionele eisen en procesafspraken
• Metadata en dossierstructuren:
uitwerken, vastleggen en controleren van metadata, classificatie,
documenttypen en dossierstructuren
• Lifecycle-management:
ondersteunen bij het uitwerken en vastleggen van regels en scenario’s voor
archivering, bewaring en vernietiging.
• Functionele inrichting en integraties:
documenteren van functionele specificaties, gebruikersscenario’s en
inrichtingsafspraken voor CALS en gekoppelde applicaties.
• Test en controle kwaliteit:
voorbereiden en uitvoeren van functionele testen, vastleggen van testresultaten
en registratie en opvolging van bevindingen
• Migratie en kwaliteit informatie:
ondersteunen bij voorbereiding migraties, controle metadata en uitvoeren
kwaliteitscontroles informatie
• Documentatie en overdracht:
opstellen en bijhouden van functionele documentatie en werkinstructies

De rol van de medior informatiespecialist kent de volgende taakelementen:
• Informatiebeheerprocessen:
analyseren en vertalen van informatiebeheerprocessen naar functionele eisen,
user stories, procesbeschrijvingen en acceptatiecriteria
• Metadata en dossierstructuren:
specificeren en toetsen van metadata, classificatie, documenttypen en
dossierstructuren op basis van vastgestelde informatiebeheerkaders
• Lifecycle-management:
uitwerken en toetsen van functionele regels en scenario’s voor archivering,
bewaartermijnen, selectie en vernietiging
• Functionele inrichting en integraties:
analyse en specificatie van functionele inrichtingseisen en gebruikersscenario’s
voor CALS en gekoppelde applicaties.
• Test en controle kwaliteit:
opstellen, uitvoeren en beoordelen van functionele testen, analyse van
bevindingen en advisering over benodigde aanpassingen.
• Migratie en kwaliteit informatie:
uitwerken van functionele migratie-eisen ondersteunen bij voorbereiding
migraties, controle metadata en uitvoeren kwaliteitscontroles informatie
• Documentatie en overdracht:
opstellen en bijhouden van functionele documentatie, werkinstructies,

5/17
Versie november Uitvraag Team informatiespecialisten (Centraal Archief en Legacy Systemen) DOS-2026-0005143
vastleggen inrichtingskeuzes en ondersteunen bij overdracht naar functioneel
beheer

Resultaten
De junior informatiespecialist levert, onder inhoudelijke begeleiding de volgende
resultaten:
• Informatiebeheerprocessen:
actuele en vastgelegde procesbeschrijvingen, functionele eisen en
procesafspraken.
• Metadata en dossierstructuren:
uitgewerkte en gecontroleerde metadata, classificaties, documenttypen en
dossierstructuren.
• Lifecycle-management:
beschreven lifecycle-processen, bewaartermijnen en functionele
gebruikersscenario's.
• Functionele inrichting en integraties:
vastgelegde functionele specificaties, gebruikersscenario’s en
inrichtingsafspraken.
• Test en controle kwaliteit:
voorbereide en uitgevoerde systeem en functionele testen, inclusief vastgelegde
testresultaten en bevindingen.
• Migratie en kwaliteit informatie:
gecontroleerde metadata-mappings, uitgevoerde kwaliteitscontroles en
vastgelegde afwijkingen.
• Documentatie en overdracht:
opstellen en bijhouden van functionele documentatie, werkinstructies,
vastleggen inrichtingskeuzes en ondersteunen bij overdracht naar functioneel
beheer.

De medior informatiespecialist levert zelfstandig de volgende resultaten op:
• Informatiebeheerprocessen:
geanalyseerde en uitgewerkte informatiebeheerprocessen, vertaald naar
functionele specificaties, user stories en toetsbare acceptatiecriteria.
• Metadata en dossierstructuren:
gespecificeerde en gevalideerde metadata, classificaties en dossierstructuren
die aansluiten op de vastgestelde beheerkaders.
• Lifecycle-management:
Uitgewerkte en toetsbare functionele regels en scenario’s voor archivering
bewaring selectie en vernietiging.
• Functionele inrichting en integraties:
afgestemde functionele specificaties en integratiescenario’s voor CALS, M365 en
ander vak applicaties.
• Testen en controle kwaliteit:
uitgevoerde en beoordeelde functionele testen, inclusief onderbouwde
bevindingen, verbetervoorstellen, en adviezen voor acceptatie.
• Migratie en kwaliteit informatie:
vastgestelde functionele en migratie- en kwaliteitscriteria, gevalideerde
metadata-mappings en beoordeelde migratieresultaten.

6/17
Versie november Uitvraag Team informatiespecialisten (Centraal Archief en Legacy Systemen) DOS-2026-0005143
• Documentatie en overdracht:
complete en consistente en inhoudelijk afgestemde en vastgestelde functionele
documentatie, inrichtingskeuzes en beheerinformatie.