Bestuurssecretaresse

Dit ga je doen

Opdracht 
Voor het bestuurssecretariaat zijn wij op zoek naar een ervaren bestuurssecretaresse voor tijdelijke inhuur. Wij zoeken een professional die het bestuur optimaal ondersteunt en bijdraagt aan rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving. 

Werkzaamheden
Als bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester). Je fungeert als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties.
De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer en prioritering van afspraken;
• Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom;
• Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers;
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk);
• Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen (bijv. Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie);
• Coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen. Als behandelaar Koninklijke Onderscheidingen ben je verantwoordelijk voor het volledige proces:
• Adviseren: Je adviseert voorstellers (aanvragers) over de mogelijkheden en voorwaarden voor een lintje.
• Toetsen: Je beoordeelt binnengekomen voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria, zoals vrijwilligerswerk, bijzondere initiatieven en de duur daarvan.
• Dossieropbouw: Je stelt complete en zorgvuldig onderbouwde dossiers op voor de burgemeester en de Kanselarij der Nederlandse Orden.
• Coördinatie: Je organiseert en coördineert het proces rondom de jaarlijkse Lintjesregen en uitreikingen bij bijzondere gelegenheden.
• Communicatie: Je onderhoudt contact met voorstellers, ondersteuners en de Kanselarij.

Werkomgeving
Het bestuurssecretariaat bestaat uit meerdere secretaresses die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Iedere medewerker richt zich primair op één of twee portefeuillehouders, maar samenwerking en onderlinge vervanging zijn essentieel

• Als bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester). Je fungeert als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties.
• De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  Complex agendabeheer en prioritering van afspraken;

• Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom;
• Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers;
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk);
• Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen (bijv. Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie);
• Coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen. Als behandelaar Koninklijke Onderscheidingen ben je verantwoordelijk voor het volledige proces: