Coördinator Archief- en Informatiebeheer

Dit ga je doen

Je gaat een sleutelrol spelen in de vernieuwing van ons informatiebeheer. De Provincie
Zuid-Holland is volop in beweging en staat midden in een grote Informatietransitie. De
Wet open overheid, de AVG, de nieuwe Archiefwet en voorbereiding op aansluiting bij
het e-Depot stellen hoge eisen aan digitaal informatiebeheer. Dit brengt een uitdagende
veranderopgave met zich mee waarbij je strategisch denken aan de dagelijkse uitvoering
verbindt. Je vertaalt beleid naar nieuwe richtlijnen en handreikingen die toepasbaar zijn
in de hele organisatie. Daarbij werk je nauw samen met de provinciearchivaris en andere
disciplines.
Je coördineert een team van professionals dat op tactisch en operationeel niveau
werkzaam is. Daarbij kijk je verder dan alleen de techniek; je neemt het team mee in de
transitie, je maakt vertaling van de oude wereld naar de nieuwe wereld of brengt deze
bij elkaar, en begeleidt collega’s naar een hoger professioneel niveau. Je coördineert de
dagelijkse processen rond informatiebeheer en archivering, waarbij je het belang van
betrouwbare, up-to-date en vindbare data vooropstelt. Je houdt toezicht op digitaal en
fysiek archiefbeheer (selectie, vernietiging, overbrenging) en adviseert over de inrichting
van systemen en informatievraagstukken. Daarnaast draag je bij aan de implementatie
van archivering by design conform het DUTO-raamwerk en laat je het
applicatielandschap analyseren zodat je kunt beoordelen op
recordmanagementgeschiktheid. Daarbij vervul je ook de rol van ambtelijk
opdrachtnemer.
Omdat verandering niet in een ivoren toren gebeurt, bouw je actief aan
samenwerkingsverbanden met diverse collega’s en stakeholders om werkzaamheden af
te stemmen en efficiënt en duurzaam archief- en informatiebeheer te waarborgen.

In deze rol krijg je ruimte om mee te denken over nieuwe ontwikkelingen en om
initiatief te nemen. De rol kenmerkt zich door een hoge mate van zelfstandigheid,
autonomie en bijbehorende verantwoordelijkheden.
Je speelt een sleutelrol in de voorbereiding op de nieuwe Archiefwet en de aansluiting
op het e-Depot. Je werkt aan de maatschappelijke relevantie van een betrouwbare
overheid door onze informatievoorziening naar een topniveau te tillen.

Terugkoppeling van (deel)resultaten / producten
De kandidaat geeft terugkoppeling van (deel)resultaten en producten aan PZH.
Producten die moeten o.a. worden gemaakt / opgeleverd:
– Visie en roadmap voor de informatiehuishouding en informatietransitie binnen het
team implementeren
– Opleidingsplan binnen het team
– Implementatieplan voor aansluiting op het e-Depot.
– Implementeren van beleid voor informatiebeheer en archivering.
– Governance- en verantwoordelijkheidsmodel voor informatiebeheer.
– Meerjarenplan voor verbetering van informatiebeheer binnen het team.
Dagtaken:
• Ontwikkelen van beleid, visie en langetermijnplannen.
• Adviseren van management en stakeholders over koers, risico's en kansen.
• Vertalen van organisatiedoelstellingen naar het team.
• Bewaken van prestaties, resultaten en doelrealisatie ten behoeve van opgave.
• Vertalen van strategie naar concrete plannen, processen en projecten en
werkzaamheden
• Coördineren van werkzaamheden tussen teams.
• Monitoren van voortgang, kwaliteit en capaciteit.
• Signaleren van knelpunten en initiëren van verbetermaatregelen.