Job Description

De provincie Zuid-Holland voert uiteenlopende activiteiten uit, waarbij veel werkzaamheden/ opdrachten worden uitbesteed via aanbestedingen. Dit resulteert in diverse contracten voor werken, leveringen en diensten. Team Inkoop speelt een centrale rol in het doelmatig en rechtmatig uitvoeren van aanbestedingen en het opstellen van strategisch verantwoorde contracten. Binnen de werkwijze van het team is aandacht voor een goede balans tussen kwaliteit, kostenbeheersing en maatschappelijke verantwoordelijkheid. Om de groeiende complexiteit en omvang van contracten optimaal te kunnen beheren, richt Team Inkoop zich steeds meer op het versterken van het contractmanagement. Dit sluit aan bij de ambitie van de provincie om contracten niet alleen effectief tot stand te brengen, maar ook gedurende hun looptijd op professionele wijze te beheren.

Visie contractmanagement

De Provincie Zuid-Holland is een organisatie met diverse domeinen, binnen de domeinen wordt gewerkt aan verschillende opgaven. De mate van ontwikkeling op het gebied van contractmanagement verschilt sterk per opgave. In de uitvoeringstakken, zoals gebiedsontwikkeling en het onderhoud van infrastructuur, is contractmanagement al stevig verankerd in de processen en werkwijzen. In andere opgave zoals de ondersteunende processen, waaronder facilitaire dienstverlening, financiële zaken en bedrijfsvoering, staan we echter nog aan het begin van de ontwikkeling van contractmanagement. Voor deze domeinen zoeken wij ervaren contractmanagers die niet alleen contractmanagement uitvoeren, maar ook bijdragen aan het opzetten en verdere professionalisering ervan.

De kandidaten zullen aan een specifiek domein worden toegewezen. Naast reguliere contractmanagement werkzaamheden wordt van hen verwacht dat zij de opgave actief meenemen in wat contractmanagement inhoudt, hoe het effectief kan worden ingericht en welke waarde het kan toevoegen. Bovendien wordt van hen verwacht dat zij actief samenwerken met collega’s binnen en buiten hun domein, kennis delen en een verbindende rol spelen in het bevorderen van een uniforme en professionele aanpak van contractmanagement binnen de gehele organisatie. Hierdoor willen we contractmanagement niet alleen versterken binnen afzonderlijke domeinen, maar ook organisatie breed deze expertise verder ontwikkelen.

Omschrijving van de opdracht

De contractmanager is verantwoordelijk voor het beheren, optimaliseren en ontwikkelen van contractmanagement binnen een toegewezen domein. De focus ligt op het waarborgen van een effectieve uitvoering van contracten en het professionaliseren van processen en werkwijzen rondom contractmanagement. Daarnaast speelt de contractmanager een verbindende rol binnen de organisatie door samen te werken met andere contractmanagers uit verschillende domeinen en bij te dragen aan een uniforme aanpak van contractmanagement.

Kerntaken en verantwoordelijkheden

• Contractbeheer en uitvoering:
• Monitoren van de naleving van contractuele afspraken en het sturen op prestaties van leveranciers.
• Signaleren en beheren van risico’s gedurende de looptijd van contracten.
• Het monitoren van de prestaties van leveranciers op basis van in de overeenkomst afgesproken KPI”s (Kritische Prestatie Indicatoren)en het voeren van evaluatiegesprekken met leveranciers.
• Analyseren en inzet van consequenties indien niet wordt voldaan aan de afspraken binnen een overeenkomst in samenwerking met experts van PZH (Team Juridische Zaken).
• Het registreren, analyseren en vastleggen van de resultaten van de evaluatiegesprekken en sturen op de gemaakte afspraken en ontwikkeling van de resultaten.
• Zorgdragen voor transparantie in kostenstructuren en waarborgen van kostenefficiëntie.

Ontwikkeling en professionalisering:

• Bijdragen aan de ontwikkeling van contractmanagement binnen domeinen.
• Adviseren van collega’s over contractmanagementprocessen en het creëren van bewustwording over de toegevoegde waarde hiervan.
• Analyseren van de contractsoorten en adviseren over de strategie op basis van de inkoop/contract portfolio.
• Kennis van de markt(ontwikkelingen), professionaliseren van marktonderzoek en registreren ten behoeve van kennisdeling.
• Strategie op samenwerking met de leveranciers op marktontwikkelingen in innovaties en MVOI.
• Ontwikkelen en implementeren van best practices binnen de organisatie.

Samenwerking en kennisdeling:

• Actief samenwerken met andere contractmanagers, opdrachtgevers en andere betrokkenen binnen en buiten het eigen domein.
• Fungeren als schakel tussen verschillende afdelingen om een integrale aanpak te bevorderen.

Voor deze opdracht zoekt de Provincie Zuid-Holland ervaren contractmanagers met diepgaande kennis van contractmanagement. We zoeken geen junioren, maar professionals die niet alleen contracten managen, maar ook kennis hebben van contactmanagementprocessen en de opzet ervan. De ideale kandidaten zijn pragmatisch, hebben analytisch vermogen, hebben goede gespreksvaardigheden en kunnen goed samenwerken en hebben ervaring met het implementeren van contractmanagement in een organisatie waar contractmanagement nog opbouwend is.

Gezocht profiel

Eisen

• Minimaal een afgeronde hbo of wo opleiding;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als contractmanager in een vergelijkbare rol;
• Aantoonbare kennis van contractmanagementprocessen, – methodieken en -tools;
• Kennis van en ervaring met het functioneren van openbaar bestuur en de daarmee samenhangende besluitvormingsprocessen;
• Minimaal een afgeronde training/ cursus op het gebied van contractmanagement.

Gunningscriteria

• Mate van aantoonbare werkervaring in de afgelopen 15 jaar als contractmanager.