Job Description

De provincie Zuid-Holland (PZH) is een moderne overheidsorganisatie die een cruciale rol vervult in het midden-bestuur in Zuid-Holland. PZH werkt aan omvangrijke maatschappelijke opgaven, die onder meer zijn verwoord in het coalitieakkoord ‘Krachtig Zuid-Holland, 2023 – 2027. Het coalitieakkoord bepaalt daarmee de politieke agenda voor een collegeperiode en geeft ook politieke kaders die relevant zijn voor de Bedrijfsvoering.

Daarnaast is PZH in haar eigen organisatie volop in beweging om haar maatschappelijke rol optimaal te kunnen blijven vervullen. Een belangrijke ontwikkeling is de overgang van een traditionele hiërarchische organisatie- en sturingsstructuur (met directies, afdelingen en teams) naar een opgavengerichte organisatie. Bovendien investeert PZH ook in de Digitale Transformatie, in de provinciale opgaven én in digitale geletterdheid van mensen.

Eind 2021 heeft PZH aan Gartner Consulting gevraagd strategisch advies te geven over het data- en informatiebeheer. Het advies van Gartner bevat drie conclusies en adviezen:

1. Het data- en informatiebeheer van PZH vergt een omvangrijke en urgente investering. De afgelopen jaren is er te weinig geïnvesteerd in de informatiehuishouding waardoor in toenemende mate niet wordt voldaan aan wet- en regelgeving.
2. Het data- en informatiedomein vraagt om een gesloten besturing (PDCA-cyclus). Er wordt op dit moment niet of nauwelijks op het domein gestuurd. Er zijn geen strategische kaders, belangrijke rollen zijn niet onderkend en niet ingevuld.
3. Wanneer PZH haar data- en informatiebeheer op orde heeft gebracht én er op stuurt (zodat het op orde blijft) dan liggen er grote kansen op het met moderne analysemiddelen feitelijk ondersteunen van het besluitvormingsproces en de verantwoording daarover. Het is daarom belangrijk dat PZH zich ontwikkelt op het gebied van het data-gedreven werken.

PZH omarmt de conclusies en adviezen van Gartner in het meerjarige programma Informatietransitie.

De drie hoofdconclusies van het Gartneronderzoek vormen de drie aandachtsgebieden waarbinnen het programma doelen zijn geformuleerd en resultaten worden geboekt. Voor alle drie de aandachtsgebieden zijn vijf aspecten van belang. De aspecten kennen een zekere mate van volordelijkheid (alhoewel het geen ‘waterval’ proces betreft). Bovendien hebben alle aspecten invloed op elkaar.

Onderstaande afbeeldingen visualiseren de relatie tussen de aandachtsgebieden en de aspecten.

Een belangrijk aspect van de Informatietransitie is de businessimplementatie. In dit aspect worden de domeinen, opdrachten en organisatieonderdelen door de Informatietransitie geleid.

Omschrijving van de opdracht

De rol van senior aspectmanager businessimplementatie is een belangrijke rol binnen het kernteam van de Informatietransitie. Dit team bevat – naast de programmamanager en de -secretaris – de senior projectmanagers die inhoudelijk de Informatietransitie vorm en inhoud geven. Het Kernteam bestaat uit 8 senior managers, allen ‘meewerkend voorman/vrouw’ op hun deel binnen het programma.

De Aspectmanager businessimplementatie is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een generieke businessimplementatie-proces en -aanpak die qua fasering en aanpak voor alle implementatietrajecten gelijk is. Met de specifieke invulling van de veranderinstrumenten in deze aanpak wordt de betreffende opgave of businessdomein zo veel mogelijk gefaciliteerd in het doorgaan van de Informatietransitie. In het aspect Businessimplementatie komen alle aspecten rond een aandachtsgebied in onderlinge samenhang samen. Daarmee is de senior projectmanager een spin in het web van de Informatietransitie, die stuurt, afstemt, plant en beoordeelt.

Taakelementen

De rol van senior projectmanager businessimplementatie en verandermanagement kent de volgende taakelementen:

• Het ontwikkelen van de aanpak van de businessimplementatie. In dit aspect komen alle andere (eerder ontwikkelde aspecten) van de Informatietransitie samen (kaders en richtlijnen, moderniseren en saneren, processen en organisatie, verandermanagement) (zorgen voor betrokkenheid vanuit de lijn bij planvorming);
• Het managen van de businessimplementatie in de opgaven en organisatieonderdelen van PZH (in 3 jaar tijd moet de volledige implementatie binnen PZH gereed zijn, in nauwe samenspraak met de verantwoordelijke directeuren en in afstemming met de andere veranderingen);
• Het ontwikkelen en afstemmen van de project- en jaarplannen van de businessimplementatie en verandermanagement (met name het aspect digitale geletterdheid) zowel binnen de Informatietransitie als daarbuiten;
• Gezamenlijk bewaken van het programmaportfolio – verzameling van samenhangende projecten en programma’s die gebruik maken van dezelfde resources;
• Het verwerven (inkopen, aanbesteden, DAS-uitvragen, etc.) van mensen en middelen binnen de portefeuille businessimplementatie en verandermanagement (denk aan training, e-learnings, serious games);
• Management van de Informatietransitie als geheel, als lid van het kernteam en daarmee de ontwikkeling van de overige aspecten binnen het programma richten en beïnvloeden. Het sturen en beïnvloeden van de strategische koers van het programma in relatie tot de (overige programma’s en veranderingen binnen de) PZH-organisatie, terwijl de overall regie op alle veranderingen binnen PZH nog ontbreekt en belegd moet worden;
• Het onderhouden van contacten (afstemmen en sturen) op directieniveau (zowel DT, als domeindirecteuren) inzake de businessimplementatie;
• Het afstemmen en coördineren van de veranderbewegingen binnen Informatietransitie met andere veranderbewegingen binnen de PZH-organisatie, waardoor alle veranderingen beter in balans zijn en de draaglast ervan beter is afgestemd op de draagkracht van organisatie en medewerkers. Andere veranderingen binnen de PZH-organisatie zijn (onder meer): organisatieontwikkeling, digitale transitie, Strategische Personeelsplanning (SPP), financiële processen en systemen;
• Het (mede) qua opzet en inhoud ontwikkelen van het aspect verandermanagement, met name op het gebied van:
• Houding en gedrag van medewerkers en management
• Digitale geletterdheid (digitaal rijbewijs), zowel het curriculum als de ontwikkeling of inkoop van leermiddelen;
• Realisatie en inzet van het Leer-Managementsysteem (LMS);
• Aansturing van de ontwikkeling en uitvoering van het communicatieplan van de Informatietransitie in samenhang. Afstemmen met communicatie. Aansturing van de communicatieadviseur. Inzet organiseren van de communicatieadviseur. Realisatie van het communicatieplan en andere deliverables;
• Het – in afstemming met de ‘vaste’ PZH-vertegenwoordigers (in IPO-verband en andere samenwerkingsgremia en -organisaties) – uitdragen en afstemmen van de Informatietransitie in het algemeen en van businessimplementatie en verandermanagement in het bijzonder;
• Organiseren van besluitvorming op veranderaanpak en implementatie;
• Verbinden met strategische doelstellingen.

Gezocht profiel

Eisen

• Minimaal een aantoonbaar behaald HBO diploma in Organisatiekunde, Bedrijfskunde, dan wel Informatiekunde;
• Minimaal acht (8) aantoonbare werkervaring in het opzetten en uitvoeren van projecten in een overheidsorganisatie (of daaraan gerelateerd);
• Minimaal acht (8) jaar aantoonbare werkervaring als consultant of manager in een qua omvang en complexiteit met PZH vergelijkbare politiek gestuurde omgeving;
• Minimaal tien (10) jaar aantoonbare werkervaring in het opzetten, organiseren en leiden van projecten met een sterke IT-component, waarin bij voorkeur elementen van ketenintegratie en/of businessimplementatie een belangrijk aspect vormen;
• Minimaal twee (2) jaar werkervaring met Verander- en Transitiemanagement, opgedaan in de laatste vijf jaar;
• Aantoonbare werkervaring met minimaal twee (2) van de genoemde gebruikelijke projectmanagement-concepten en – methoden, zoals Prince2, agile/scrum, projectbeheersing (bijv. TOGIK), risicobeheersing.

Competenties

• Toepassen verschillende leiderschapsstijlen (dienend, dragend, situationeel)
• Aantoonbare heldere en transparante communicatie (op schrift en mondeling)
• Netwerken
• Overtuigingskracht
• Organisatie- en bestuurssensitiviteit
• Omgevingsbewustzijn
• Aansturen van multi-projecten
• Ontwikkelen medewerkers/ motiveren
• Reflecteren
• Creativiteit
• Analytisch
• Resultaatgericht
• Besluitvaardig
• Plannen en organiseren